الرسائل الوظيفية – خطوات كتابة الرسائل الوظيفية

الرسائل الوظيفية – خطوات كتابة الرسائل الوظيفية

• 01 - 02 - 2023

الرسائل الوظيفية 

الرسائل الوظيفية : قبل التقدم لأي وظيفة ، يجب على مقدم الطلب كتابة الرسالة الوظيفة وتقديمها إلى صاحب العمل ، والهدف من هذه الرسالة الوظيفية هو إقناع صاحب العمل بأن المتقدم للوظيفة مهتم بها ومؤهل لها ، فالرسالة الوظيفية هي فرصة ذهبية لتقديم تفاصيل جديدة وإضافية حول مسيرة المتقدم المهنية ومهاراته وإنجازاته ، في مقالنا هذا سنتعرف على الرسالة الوظيفية بشكل مفصل .

ما هي الرسائل الوظيفية ؟ 

هي عبارة عن المستند أو الرسالة التي يتم إرسالها كجزء من أجزاء طلب الوظيفة ، حيث يتم إرفاق هذه الرسالة مع السيرة الذاتية للمتقدم إلى الوظيفة المرادة ، وذلك بهدف تقديم ملخص موجز عن الخلفية المهنية لمقدم الطلب على الوظيفة المتناسبة مع قدراته ومهاراته ، ويجب أن يتراوح طول الرسالة من 250 إلى 400 كلمة فقط ، كما يجب أن تكون الرسالة الوظيفية متناسبة مع الهدف المرجو منها ، كما يجب أن تعكس الخبرات والمهارات التي يجيدها المستفيد ، فالرسالة الوظيفية الجيدة تجذب إليها الموارد البشرية وتدفعه إلى قراءة السيرة الذاتية بأكملها وتفحصها وذلك من أجل اعتماده من ضمن قائمة المرشحين المقبولين في شغل الوظيفة . 

مميزات الرسائل الوظيفية : 

الرسائل الوظيفية لها عدة مميزات وأهمها ما يلي : 

• الرسالة الوظيفية تتميز بالوضوح والإيجاز . 
• تركز على حاجة صاحب العمل للمهارات والخبرات التي يمتلكها المرشح بدلا من التركيز على الحاجة الوظيفية . 
• تركز بشكل كبير على ما يمكن فعله وإضافته للشركة أو المؤسسة . 
• وضع المحتوى في سياق منطقي ومنظم . 
• تجنب العبارات العامة والكتابة بشكل محدد . 
• ذكر الصفات والمهارات الشخصية التي تتوافق مع الشاغر الوظيفي . 
• الإنتباه الجيد للأخطاء اللغوية والإملائية . 
• استخدام العبارات القصيرة والفقرات القصيرة . 
• ذكر بعض المواقف أو الخبرات التي حصلت مع المرشح ، والتي تركز بشكل كبير على مهاراته في حل المشكلات واتخاد القرارات . 

خصائص الرسائل الوظيفية : 

الرسائل الوظيفية لها عدة خصائص وأهمها ما يلي : 

• البداية محددة :  يجب على الرسائل الوظيفة الفعالة أن تخبر القارئ بأنك تريد وظيفة محددة وتشرح اهتمامك بهذا المنصب ، كما يجب أن تكون بداية الرسالة تعرض معرفتك عن الشركة التي تتقدم لها وأن تستخدم أمثلة محددة لتجربتك ، وهذا يؤدي إلى خلق انطباع بأنك شخص تتخذ قرارات مدروسة بدلا من مجرد التقدم لشغل أو منصب من المناصب المتاحة . 
• عرف نفسك :  يجب أن تتضمن الرسائل الوظيفية شرح لخبراتك ومؤهلاتك ، حتى ولو قمت بتقديم طلبا أو سيرة ذاتية تحتوي على هذه المعلومات ، هذه المستندات توفر لمحة عامة عن هويتك وما قمت به ، وعليك أن تحدد علاقة معرفتك ومهاراتك وخبراتك بالوظيفة التي تتقدم لها ، كا يمكنك أن تضع ذلك أيضا في خطاب التقديم . 
• ذكر المهارات المطلوبة :  يجب أن توضح أنك قرأت إعلان الوظيفة جيدا ، وأنك تعرفت على كل المتطلبات الموجودة في رسالة التوظيف الخاصة بك ، مثلا إذا كان صاحب العمل أوضح في الإعلان أن يكون المتقدم للوظيفة يمتلك مهارة العمل الجماعي ، فلا بد أن تذكر في رسالتك الوظيفية أنك تمتلك مهارات العمل الجماعي . 
• عرض تقديمي محترف :  يجب أن تكون رسالة الطلب فعالة ويجب أن تستخدم العرض بإحتراف ، ويجب أن يكون المستند الخاص بك خالي من الأخطاء والعيوب اللغوية والإملائية ، كما يجب الإلتزام بالخطوط والتنسيقات الاحترافية ، كما يجب أن تقوم بطباعة الرسالة على ورق نقي ونظيف حتى ولو كنت مقدم الطلب عبر البريد الإلكتروني . 
• جهة اتصال :  رسالة التقديم الخاصة بك يجب أن تشجع القراء على على الإتصال بك إذا كان لديهم أي أسئلة أو مخاوف ، كما يجب أن تقوم بتسويق رسالتك من خلال تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاد الإجراء ،لذا عليك أن تتأكد من كتابة عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك في خطاب الطلب . 

عناصر الرسائل الوظيفية : 

الرسائل الوظيفية لها عدة عناصر رئيسية وهي كالتالي : 

• معلومات عن المرسل : يجب أن تحتوي الرسالة الوظيفية في البداية على المعلومات الرئيسية التي تخص المرسل ، ويجب أن تكون في الجزء الأيمن من الأعلى إن كانت الرسالة باللغة العربية ، وبالجانب الأيسر إذا كانت الرسالة الوظيفية باللغة الإنجليزية ، ومن أهم هذه المعلومات : الإسم ، رقم الهاتف ، عنوان السكن الحالي . 
• معلومات عن الشركة أو المؤسسة : وهذه المعلومات تتضمن اسم جهة الإتصال والمسمى الوظيفي ، وصاحب العمل وعنوان الشركة كما أن ذكر صاحب العمل أو مسؤول في الشركة يعطي انطباعا جيدا لتلك الرسالة . 
• التحية : التحية هي من آداب الرسالة الوظيفية ، ويجب أن تكون التحية مكتوبة بلغة رسمية ، وأن يسبقها اسم جهة العمل أو اسم المؤسسة . 
• الفقرة الإفتتاحية : يجب البدء بذكر كيف عرف الشخص عن الشاغر الوظيفي ، وذلك من خلال ذكر موقع في الإنترنت أو معرفة مشتركة أو الجهة المعينة . 
• مضمون الرسالة : في مضمون الرسالة يتم فيها الحديث عن مهارات المرشح بشكل إيجابي ، والخبرات المهنية والمؤهلات التعليمية ، حيث يراعي في مضمون الرسالة ذكر مزايا المرشح التي تجعله مؤهلا لهذه الوظيفة . 
• الخاتمة : تشمل الخاتمة توضيح طرق التواصل مع المرشح للوظيفة ، وأيضا الإشارة إلى الإنتظار الرد من الشركة أو الجهة ، ويجب إظهار الإحترام والتقدير . 

نصائح لكتابة الرسائل الوظيفية : 

إليك مجموعة من النصائح لكتابة الرسائل الوظيفية : 

• احرص على إضفاء الطابع الشخصي لرسالتك ، فذلك يسمح لك بالتميز وسط المنافسين . 
• تبسيط الرسالة عن طريق الكتابة الواضحة والدقيقة ، ، كما عليك الحرص على مراجعة المستند للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية والنحوية ، وهذا يجعل القارئ أن يتم قراءة الرسالة . 
• عدم إعادة ذكر المعلومات الواردة في السيرة الذاتية ، بل يجب الإشارة إلى المزايا . 

عيوب الرسائل الوظيفية : 

فيما يلي عيوب الرسائل الوظيفية : 

• قد تكون مكلفة للأشخاص الذين ليس لديهم رسائل نصية غير محدودة ، وقد يكون هذا الأمر محبطا أو قد يتسبب في انسحاب مرشح من عملية التوظيف . 
• قد تجعل الموظفون يعملون لساعات إضافية ، يمكن أن تتسبب في تمييز غير مقصود إذا لم تكن حريصا ، فأنت بالتأكيد لا تريد أن تستبعد شخص ما بسبب عدم استخدام الرسائل النصية . 
• قد يتجاهل عن غير قصد بعض المرشحين الذين لا يستخدمون ميزات المراسلة النصية ، فأنها مخاطرة أن نفترض أن كل شخص يكتب . 

مهارات كتابية للرسائل الوظيفية : 

فيما يلي 10 مهارات كتابية للرسائل الوظيفية : 

• التواصل . 
• خدمة العملاء . 
• العمل بروح الفريق . 
• القيادة . 
• إدارة الوقت . 
• حل المشكلات . 
• القدرة على التكيف 
• التكنولوجيا 
• الإعتمادية . 
• أخلاقيات العمل . 

ما هي فوائد الرسائل الوظيفية : 

فيما يلي أهم فوائد الرسائل الوظيفية : 

• تعرف على الوظائف وابق على اتصال دائم بأصحاب العمل بسهولة . 
• يمكن لأصحاب العمل إرسال عدة رسائل إلى عدة مرشحين في وقت واحد . 
• هي طريقة رائعة وسهلة للتواصل مع المرشحين دون هاتف . 
• دائما ما تكون الرسالة الوظيفية المكتوبة قابلة للحفظ على عكس الرسائل الهاتفية . 
• يمكن تقليل مشاكل الجدولة من خلال الرسائل الوظيفية . 
• يمكن لأصحاب العمل استخدامه لفحص المرشحين بسهولة . 

تعرفنا في مقالنا هذا على مفهوم الرسائل الوظيفية ، وذكرنا مميزات الرسالة الوظيفية ، كما قدمنا نصائح لكيفية كتابة الرسالة الوظيفية ، وعيوب الرسالة الوظيفية ، كما تعرفنا على عناصر الرسالة الوظيفية بشكل مفصل . 

كما يمكنك الاطلاع على الكثير من الوظائف في جميع انحاء المملكة العربية السعودية عن طريق موقع مؤشر للتوظيف