الرسائل الوظيفية : قبل التقدم لأي وظيفة ، يجب على مقدم الطلب كتابة الرسالة الوظيفة وتقديمها إلى صاحب العمل ، والهدف من هذه الرسالة الوظيفية هو إقناع صاحب العمل بأن المتقدم للوظيفة مهتم بها ومؤهل لها ، فالرسالة الوظيفية هي فرصة ذهبية لتقديم تفاصيل جديدة وإضافية حول مسيرة المتقدم المهنية ومهاراته وإنجازاته ، في مقالنا هذا سنتعرف على الرسالة الوظيفية بشكل مفصل .
ما هي الرسائل الوظيفية ؟
هي عبارة عن المستند أو الرسالة التي يتم إرسالها كجزء من أجزاء طلب الوظيفة ، حيث يتم إرفاق هذه الرسالة مع السيرة الذاتية للمتقدم إلى الوظيفة المرادة ، وذلك بهدف تقديم ملخص موجز عن الخلفية المهنية لمقدم الطلب على الوظيفة المتناسبة مع قدراته ومهاراته ، ويجب أن يتراوح طول الرسالة من 250 إلى 400 كلمة فقط ، كما يجب أن تكون الرسالة الوظيفية متناسبة مع الهدف المرجو منها ، كما يجب أن تعكس الخبرات والمهارات التي يجيدها المستفيد ، فالرسالة الوظيفية الجيدة تجذب إليها الموارد البشرية وتدفعه إلى قراءة السيرة الذاتية بأكملها وتفحصها وذلك من أجل اعتماده من ضمن قائمة المرشحين المقبولين في شغل الوظيفة .
مميزات الرسائل الوظيفية :
الرسائل الوظيفية لها عدة مميزات وأهمها ما يلي :
الرسالة الوظيفية تتميز بالوضوح والإيجاز .
تركز على حاجة صاحب العمل للمهارات والخبرات التي يمتلكها المرشح بدلا من التركيز على الحاجة الوظيفية .
تركز بشكل كبير على ما يمكن فعله وإضافته للشركة أو المؤسسة .
وضع المحتوى في سياق منطقي ومنظم .
تجنب العبارات العامة والكتابة بشكل محدد .
ذكر الصفات والمهارات الشخصية التي تتوافق مع الشاغر الوظيفي .
الإنتباه الجيد للأخطاء اللغوية والإملائية .
استخدام العبارات القصيرة والفقرات القصيرة .
ذكر بعض المواقف أو الخبرات التي حصلت مع المرشح ، والتي تركز بشكل كبير على مهاراته في حل المشكلات واتخاد القرارات .
خصائص الرسائل الوظيفية :
الرسائل الوظيفية لها عدة خصائص وأهمها ما يلي :
البداية محددة : يجب على الرسائل الوظيفة الفعالة أن تخبر القارئ بأنك تريد وظيفة محددة وتشرح اهتمامك بهذا المنصب ، كما يجب أن تكون بداية الرسالة تعرض معرفتك عن الشركة التي تتقدم لها وأن تستخدم أمثلة محددة لتجربتك ، وهذا يؤدي إلى خلق انطباع بأنك شخص تتخذ قرارات مدروسة بدلا من مجرد التقدم لشغل أو منصب من المناصب المتاحة .
عرف نفسك : يجب أن تتضمن الرسائل الوظيفية شرح لخبراتك ومؤهلاتك ، حتى ولو قمت بتقديم طلبا أو سيرة ذاتية تحتوي على هذه المعلومات ، هذه المستندات توفر لمحة عامة عن هويتك وما قمت به ، وعليك أن تحدد علاقة معرفتك ومهاراتك وخبراتك بالوظيفة التي تتقدم لها ، كا يمكنك أن تضع ذلك أيضا في خطاب التقديم .
ذكر المهارات المطلوبة : يجب أن توضح أنك قرأت إعلان الوظيفة جيدا ، وأنك تعرفت على كل المتطلبات الموجودة في رسالة التوظيف الخاصة بك ، مثلا إذا كان صاحب العمل أوضح في الإعلان أن يكون المتقدم للوظيفة يمتلك مهارة العمل الجماعي ، فلا بد أن تذكر في رسالتك الوظيفية أنك تمتلك مهارات العمل الجماعي .
عرض تقديمي محترف : يجب أن تكون رسالة الطلب فعالة ويجب أن تستخدم العرض بإحتراف ، ويجب أن يكون المستند الخاص بك خالي من الأخطاء والعيوب اللغوية والإملائية ، كما يجب الإلتزام بالخطوط والتنسيقات الاحترافية ، كما يجب أن تقوم بطباعة الرسالة على ورق نقي ونظيف حتى ولو كنت مقدم الطلب عبر البريد الإلكتروني .
جهة اتصال : رسالة التقديم الخاصة بك يجب أن تشجع القراء على على الإتصال بك إذا كان لديهم أي أسئلة أو مخاوف ، كما يجب أن تقوم بتسويق رسالتك من خلال تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاد الإجراء ،لذا عليك أن تتأكد من كتابة عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك في خطاب الطلب .
معلومات عن المرسل : يجب أن تحتوي الرسالة الوظيفية في البداية على المعلومات الرئيسية التي تخص المرسل ، ويجب أن تكون في الجزء الأيمن من الأعلى إن كانت الرسالة باللغة العربية ، وبالجانب الأيسر إذا كانت الرسالة الوظيفية باللغة الإنجليزية ، ومن أهم هذه المعلومات : الإسم ، رقم الهاتف ، عنوان السكن الحالي .
معلومات عن الشركة أو المؤسسة : وهذه المعلومات تتضمن اسم جهة الإتصال والمسمى الوظيفي ، وصاحب العمل وعنوان الشركة كما أن ذكر صاحب العمل أو مسؤول في الشركة يعطي انطباعا جيدا لتلك الرسالة .
التحية : التحية هي من آداب الرسالة الوظيفية ، ويجب أن تكون التحية مكتوبة بلغة رسمية ، وأن يسبقها اسم جهة العمل أو اسم المؤسسة .
الفقرة الإفتتاحية : يجب البدء بذكر كيف عرف الشخص عن الشاغر الوظيفي ، وذلك من خلال ذكر موقع في الإنترنت أو معرفة مشتركة أو الجهة المعينة .
مضمون الرسالة : في مضمون الرسالة يتم فيها الحديث عن مهارات المرشح بشكل إيجابي ، والخبرات المهنية والمؤهلات التعليمية ، حيث يراعي في مضمون الرسالة ذكر مزايا المرشح التي تجعله مؤهلا لهذه الوظيفة .
الخاتمة : تشمل الخاتمة توضيح طرق التواصل مع المرشح للوظيفة ، وأيضا الإشارة إلى الإنتظار الرد من الشركة أو الجهة ، ويجب إظهار الإحترام والتقدير .
نصائح لكتابة الرسائل الوظيفية :
إليك مجموعة من النصائح لكتابة الرسائل الوظيفية :
احرص على إضفاء الطابع الشخصي لرسالتك ، فذلك يسمح لك بالتميز وسط المنافسين .
تبسيط الرسالة عن طريق الكتابة الواضحة والدقيقة ، ، كما عليك الحرص على مراجعة المستند للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية والنحوية ، وهذا يجعل القارئ أن يتم قراءة الرسالة .
عدم إعادة ذكر المعلومات الواردة في السيرة الذاتية ، بل يجب الإشارة إلى المزايا .
عيوب الرسائل الوظيفية :
فيما يلي عيوب الرسائل الوظيفية :
قد تكون مكلفة للأشخاص الذين ليس لديهم رسائل نصية غير محدودة ، وقد يكون هذا الأمر محبطا أو قد يتسبب في انسحاب مرشح من عملية التوظيف .
قد تجعل الموظفون يعملون لساعات إضافية ، يمكن أن تتسبب في تمييز غير مقصود إذا لم تكن حريصا ، فأنت بالتأكيد لا تريد أن تستبعد شخص ما بسبب عدم استخدام الرسائل النصية .
قد يتجاهل عن غير قصد بعض المرشحين الذين لا يستخدمون ميزات المراسلة النصية ، فأنها مخاطرة أن نفترض أن كل شخص يكتب .
تعرف على الوظائف وابق على اتصال دائم بأصحاب العمل بسهولة .
يمكن لأصحاب العمل إرسال عدة رسائل إلى عدة مرشحين في وقت واحد .
هي طريقة رائعة وسهلة للتواصل مع المرشحين دون هاتف .
دائما ما تكون الرسالة الوظيفية المكتوبة قابلة للحفظ على عكس الرسائل الهاتفية .
يمكن تقليل مشاكل الجدولة من خلال الرسائل الوظيفية .
يمكن لأصحاب العمل استخدامه لفحص المرشحين بسهولة .
تعرفنا في مقالنا هذا على مفهوم الرسائل الوظيفية ، وذكرنا مميزات الرسالة الوظيفية ، كما قدمنا نصائح لكيفية كتابة الرسالة الوظيفية ، وعيوب الرسالة الوظيفية ، كما تعرفنا على عناصر الرسالة الوظيفية بشكل مفصل .
كما يمكنك الاطلاع على الكثير من الوظائف في جميع انحاء المملكة العربية السعودية عن طريق موقع مؤشر للتوظيف