الرسائل الوظيفية – خطوات كتابة الرسائل الوظيفية

الرسائل الوظيفية

الرسائل الوظيفية 

الرسائل الوظيفية : قبل التقدم لأي وظيفة ، يجب على مقدم الطلب كتابة الرسالة الوظيفة وتقديمها إلى صاحب العمل ، والهدف من هذه الرسالة الوظيفية هو إقناع صاحب العمل بأن المتقدم للوظيفة مهتم بها ومؤهل لها ، فالرسالة الوظيفية هي فرصة ذهبية لتقديم تفاصيل جديدة وإضافية حول مسيرة المتقدم المهنية ومهاراته وإنجازاته ، في مقالنا هذا سنتعرف على الرسالة الوظيفية بشكل مفصل .

ما هي الرسائل الوظيفية ؟ 

هي عبارة عن المستند أو الرسالة التي يتم إرسالها كجزء من أجزاء طلب الوظيفة ، حيث يتم إرفاق هذه الرسالة مع السيرة الذاتية للمتقدم إلى الوظيفة المرادة ، وذلك بهدف تقديم ملخص موجز عن الخلفية المهنية لمقدم الطلب على الوظيفة المتناسبة مع قدراته ومهاراته ، ويجب أن يتراوح طول الرسالة من 250 إلى 400 كلمة فقط ، كما يجب أن تكون الرسالة الوظيفية متناسبة مع الهدف المرجو منها ، كما يجب أن تعكس الخبرات والمهارات التي يجيدها المستفيد ، فالرسالة الوظيفية الجيدة تجذب إليها الموارد البشرية وتدفعه إلى قراءة السيرة الذاتية بأكملها وتفحصها وذلك من أجل اعتماده من ضمن قائمة المرشحين المقبولين في شغل الوظيفة . 

مميزات الرسائل الوظيفية : 

الرسائل الوظيفية لها عدة مميزات وأهمها ما يلي : 

  • الرسالة الوظيفية تتميز بالوضوح والإيجاز . 
  • تركز على حاجة صاحب العمل للمهارات والخبرات التي يمتلكها المرشح بدلا من التركيز على الحاجة الوظيفية . 
  • تركز بشكل كبير على ما يمكن فعله وإضافته للشركة أو المؤسسة . 
  • وضع المحتوى في سياق منطقي ومنظم . 
  • تجنب العبارات العامة والكتابة بشكل محدد . 
  • ذكر الصفات والمهارات الشخصية التي تتوافق مع الشاغر الوظيفي . 
  • الإنتباه الجيد للأخطاء اللغوية والإملائية . 
  • استخدام العبارات القصيرة والفقرات القصيرة . 
  • ذكر بعض المواقف أو الخبرات التي حصلت مع المرشح ، والتي تركز بشكل كبير على مهاراته في حل المشكلات واتخاد القرارات . 

خصائص الرسائل الوظيفية : 

الرسائل الوظيفية لها عدة خصائص وأهمها ما يلي : 

  • البداية محددة :  يجب على الرسائل الوظيفة الفعالة أن تخبر القارئ بأنك تريد وظيفة محددة وتشرح اهتمامك بهذا المنصب ، كما يجب أن تكون بداية الرسالة تعرض معرفتك عن الشركة التي تتقدم لها وأن تستخدم أمثلة محددة لتجربتك ، وهذا يؤدي إلى خلق انطباع بأنك شخص تتخذ قرارات مدروسة بدلا من مجرد التقدم لشغل أو منصب من المناصب المتاحة . 
  • عرف نفسك :  يجب أن تتضمن الرسائل الوظيفية شرح لخبراتك ومؤهلاتك ، حتى ولو قمت بتقديم طلبا أو سيرة ذاتية تحتوي على هذه المعلومات ، هذه المستندات توفر لمحة عامة عن هويتك وما قمت به ، وعليك أن تحدد علاقة معرفتك ومهاراتك وخبراتك بالوظيفة التي تتقدم لها ، كا يمكنك أن تضع ذلك أيضا في خطاب التقديم . 
  • ذكر المهارات المطلوبة :  يجب أن توضح أنك قرأت إعلان الوظيفة جيدا ، وأنك تعرفت على كل المتطلبات الموجودة في رسالة التوظيف الخاصة بك ، مثلا إذا كان صاحب العمل أوضح في الإعلان أن يكون المتقدم للوظيفة يمتلك مهارة العمل الجماعي ، فلا بد أن تذكر في رسالتك الوظيفية أنك تمتلك مهارات العمل الجماعي . 
  • عرض تقديمي محترف :  يجب أن تكون رسالة الطلب فعالة ويجب أن تستخدم العرض بإحتراف ، ويجب أن يكون المستند الخاص بك خالي من الأخطاء والعيوب اللغوية والإملائية ، كما يجب الإلتزام بالخطوط والتنسيقات الاحترافية ، كما يجب أن تقوم بطباعة الرسالة على ورق نقي ونظيف حتى ولو كنت مقدم الطلب عبر البريد الإلكتروني . 
  • جهة اتصال :  رسالة التقديم الخاصة بك يجب أن تشجع القراء على على الإتصال بك إذا كان لديهم أي أسئلة أو مخاوف ، كما يجب أن تقوم بتسويق رسالتك من خلال تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاد الإجراء ،لذا عليك أن تتأكد من كتابة عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك في خطاب الطلب . 

عناصر الرسائل الوظيفية : 

الرسائل الوظيفية لها عدة عناصر رئيسية وهي كالتالي : 

  • معلومات عن المرسل : يجب أن تحتوي الرسالة الوظيفية في البداية على المعلومات الرئيسية التي تخص المرسل ، ويجب أن تكون في الجزء الأيمن من الأعلى إن كانت الرسالة باللغة العربية ، وبالجانب الأيسر إذا كانت الرسالة الوظيفية باللغة الإنجليزية ، ومن أهم هذه المعلومات : الإسم ، رقم الهاتف ، عنوان السكن الحالي . 
  • معلومات عن الشركة أو المؤسسة : وهذه المعلومات تتضمن اسم جهة الإتصال والمسمى الوظيفي ، وصاحب العمل وعنوان الشركة كما أن ذكر صاحب العمل أو مسؤول في الشركة يعطي انطباعا جيدا لتلك الرسالة . 
  • التحية : التحية هي من آداب الرسالة الوظيفية ، ويجب أن تكون التحية مكتوبة بلغة رسمية ، وأن يسبقها اسم جهة العمل أو اسم المؤسسة . 
  • الفقرة الإفتتاحية : يجب البدء بذكر كيف عرف الشخص عن الشاغر الوظيفي ، وذلك من خلال ذكر موقع في الإنترنت أو معرفة مشتركة أو الجهة المعينة . 
  • مضمون الرسالة : في مضمون الرسالة يتم فيها الحديث عن مهارات المرشح بشكل إيجابي ، والخبرات المهنية والمؤهلات التعليمية ، حيث يراعي في مضمون الرسالة ذكر مزايا المرشح التي تجعله مؤهلا لهذه الوظيفة . 
  • الخاتمة : تشمل الخاتمة توضيح طرق التواصل مع المرشح للوظيفة ، وأيضا الإشارة إلى الإنتظار الرد من الشركة أو الجهة ، ويجب إظهار الإحترام والتقدير . 

نصائح لكتابة الرسائل الوظيفية

إليك مجموعة من النصائح لكتابة الرسائل الوظيفية

  • احرص على إضفاء الطابع الشخصي لرسالتك ، فذلك يسمح لك بالتميز وسط المنافسين . 
  • تبسيط الرسالة عن طريق الكتابة الواضحة والدقيقة ، ، كما عليك الحرص على مراجعة المستند للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية والنحوية ، وهذا يجعل القارئ أن يتم قراءة الرسالة . 
  • عدم إعادة ذكر المعلومات الواردة في السيرة الذاتية ، بل يجب الإشارة إلى المزايا . 

عيوب الرسائل الوظيفية : 

فيما يلي عيوب الرسائل الوظيفية

  • قد تكون مكلفة للأشخاص الذين ليس لديهم رسائل نصية غير محدودة ، وقد يكون هذا الأمر محبطا أو قد يتسبب في انسحاب مرشح من عملية التوظيف . 
  • قد تجعل الموظفون يعملون لساعات إضافية ، يمكن أن تتسبب في تمييز غير مقصود إذا لم تكن حريصا ، فأنت بالتأكيد لا تريد أن تستبعد شخص ما بسبب عدم استخدام الرسائل النصية . 
  • قد يتجاهل عن غير قصد بعض المرشحين الذين لا يستخدمون ميزات المراسلة النصية ، فأنها مخاطرة أن نفترض أن كل شخص يكتب . 

مهارات كتابية للرسائل الوظيفية : 

فيما يلي 10 مهارات كتابية للرسائل الوظيفية : 

  • التواصل . 
  • خدمة العملاء . 
  • العمل بروح الفريق
  • القيادة . 
  • إدارة الوقت . 
  • حل المشكلات . 
  • القدرة على التكيف 
  • التكنولوجيا 
  • الإعتمادية . 
  • أخلاقيات العمل . 

ما هي فوائد الرسائل الوظيفية

فيما يلي أهم فوائد الرسائل الوظيفية

  • تعرف على الوظائف وابق على اتصال دائم بأصحاب العمل بسهولة . 
  • يمكن لأصحاب العمل إرسال عدة رسائل إلى عدة مرشحين في وقت واحد . 
  • هي طريقة رائعة وسهلة للتواصل مع المرشحين دون هاتف . 
  • دائما ما تكون الرسالة الوظيفية المكتوبة قابلة للحفظ على عكس الرسائل الهاتفية . 
  • يمكن تقليل مشاكل الجدولة من خلال الرسائل الوظيفية . 
  • يمكن لأصحاب العمل استخدامه لفحص المرشحين بسهولة . 

تعرفنا في مقالنا هذا على مفهوم الرسائل الوظيفية ، وذكرنا مميزات الرسالة الوظيفية ، كما قدمنا نصائح لكيفية كتابة الرسالة الوظيفية ، وعيوب الرسالة الوظيفية ، كما تعرفنا على عناصر الرسالة الوظيفية بشكل مفصل . 

كما يمكنك الاطلاع على الكثير من الوظائف في جميع انحاء المملكة العربية السعودية عن طريق موقع مؤشر للتوظيف

1.00 1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Loading...
آخر المقالات
نصائح واستراتيجيات للتوازن بين العمل والحياة الشخصية في السعودية 

نصائح واستراتيجيات للتوازن بين العمل والحياة الشخصية في السعودية  تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية يعتبر تحديا في العصر الحديث ، حيث أن الأفراد يواجهون ضغوطا كبيرة في العمل ومطالب مستمرة في الحياة الشخصية ، ولكنك يمكنك تمهيد الطريق لأسلوب حياة أكثر إنسجاما وإشباعا وذلك من خلال وضع مجموعة من الإستراتيجيات الفعالة في مجالاتك الشخصية […]

تعزيز التعاون والتفاعل بين الموظفين 

تعزيز التعاون والتفاعل بين الموظفين  يعتبر روح التعاون بين الموظفين من الأهداف الأساسية التي تسعى المؤسسات لزرعها وتنميتها في بيئة العمل ، وذلك لأن النتائج التي تحصد من بيئات العمل المتعاونة مثمرة وناجحة جدا ، على عكس بيئات العمل التي تخلو من روح التعاون بين الموظفين فنتائجها دائما سلبية ، وفيها إشارة إلى ضعف الانتماء […]

-->