تفويض المهام في الشركات – طرق تفويض المهام في الشركات

تفويض المهام في الشركات – طرق تفويض المهام في الشركات

• 07 - 05 - 2023

طرق تفويض المهام في الشركات 

تفويق المهام : يجب أن يحرص جميع المديرين على إتقان فن التفويض ، حيث أن فهم كيف ومتى يتم تفويض المهام إلى الآخرين أمرا ضروريا للمحافظة على مستوى عال من الإنتاجية ، سواء على المستوى التنظيمي أو على المستوى الشخصي ، فلا يمكن لأي أحد أن يقوم بكافة المهام والمسؤوليات لوحده ، وتعد معرفة كيفية التفويض خطوة ضرورية لقيادة الفعالة ، في مقالنا هذا سنتعرف على كيفية تفويض المهام في الشركات . 

ما هو التفويض ؟ 

هو عبارة عن العملية التي يتم فيها إعادة توجيه المهام ونقل المسؤوليات من المديرين إلى أعضاء فريق العمل لإنجاز مهام معينة ، عملية التفويض تمنح فرصة لأعضاء العمل لتطوير مهاراتهم ، كما أنها ترفع العبء عن المسؤولين وتوفر لهم وقت أكبر للإهتمام بمسؤوليات أعلى ، مثل تطوير الشركة أو توسيع مجال عملهم ، كما أن المدير أو المسؤول يحرص على توفير الموارد التي تمكن الموظف من إنجاز المهمة كاملة ، ويستمر بمتابعته والاطمئنان على سير العملية بنجاح ، وأيضا تقديم المشورة والدعم في حال احتاج لها الموظف . 

ما أهمية التفويض ؟ 

عملية التفويض لها أهمية كبرى ، وفيما يلي سنوضح أهمية التفويض : 

• توفر وقت أكبر للمدير لتحقيق المزيد من الأهداف التي تطور الشركة . 
• التفويض الفعال يعزز الإنتاجية داخل الفريق وذلك من خلال الإعتماد على مجموعة من المهارات الحالية لأعضائه ، والسماح لهم بتطوير معارف وكفاءات جديدة ، وهذا ينتج فريقا أكثر مرونة ويمكنه مشاركة الأدوار والقيام بالمهام المختلفة عند الحاجة . 
• عملية التفويض تعزز جوا من الثقة والإطمئنان ، فهي ترسل أفعالك إشارة واضحة بأنك قائد تثق بمرؤوسيك لتحقيق النتائج المرجوة . 
• عملية التفويض تشعر الموظف بثقة المدير فيه ، وهذا ينعكس بشكل كبير على ثقته بنفسه ، ومحاولة تقديم أفضل ما عنده لإنجاز المهام الموكلة له . 
• عملية التفويض تساعد في تحديد نقاط القوة والضعف الفريدة لأعضاء الفريق والاستفادة منها . 
• يعزز من مشاركة الموظفين ، وهذا يقوي من شخصية الموظف للحوار ويعزز ثقته بنفسه . 

لماذا يخاف الناس من تفويض المهام ؟ 

التفويض يعزز من الإنتاجية ، ولكن ليس كل من المديرين مستعدين أو قادرين على القيام به ، وفيما يلي الأسباب الشائعة التي تجعل المديرين يخافون من عملية التفويض : 

• يكرهون فكرة أن شخصا أخر قد يحصل على الفضل في مشروع ما . 
• يظنون أن القيام بمهمة ما بأنفسهم أسرع وأسهل . 
• يكونون مستعدين للتفويض من حيث المبدأ ، ولكنهم يخشون ألا يتمكن فريقهم من تحمل درجة إضافية من المسؤولية . 
• يكرهون فكرة التخلي عن المهام التي يستمتعون بها . 
• يخافون أنه إذا فوضوا المسؤولية ، ومنها ينتج مديرهم أنه لا يمكنهم تحمل أعباء عملهم . 

كيف تفوض المهام في الشركة ؟ 

إليك مجموعة من الطرق التي تساعدك على تفويض المهام في الشركات : 

اشرح أسباب تفويض المهام : 

عندما تقوم بإسناد المهمة لموظف ما ، فإنه سوف يسأل نفسه لم تم اختياره ؟ لذا عليك أن تحرص كمدير على ذكر أسباب اختياره ، كذلك عليك أن تذكر الفوائد التي ستعود على الموظف من تطوير للقدرات والمكافأة المالية ، وأيضا مع ازدياد مكانته في الشركة وزيادة سلطته ، وبهذا سوف تضمن جذب اهتمام الموظف للمهمة ، كما تدفعه لتقديم أفضل ما عنده لإنجازها . 

قم باختيار الموظف المناسب : 

لا يمكن تفويض العمل العمل إلى أي موظف من الفريق ، كما أن قدرات الفريق مختلفة ، فمن يتمكن من انجاز مهمة ما ، قد لا يتمكن من انجاز مهمة أخرى ، احرص على أن تختار الموظف القادر على حمل المسؤولية وإنجاز المهام بفاعلية والقابل للتطور والتعلم في الوظيفة . 

تحديد موعد التفويض : 

دائما ما يحدث التفويض عندما تخبر الآخرين على ما يجب القيام به ، حيث يوفر فرصة ضئيلة للموظفين لتجربة أساليب جديدة ، بينما يحدث نموذج التفويض الأكثر تمكينا عندما تكون قادر على التخلي عن معظم سيطرتك وسلطاتك على المشروع ونقلها إلى الموظف . 

قدم الملاحظات والتغذية الراجعة للحصول على تأييد الأعضاء : 

بعد أن تعثر على الشخص المناسب والمثالي للوظيفة ، يتعين عليك تمكينه من تحمل أعباء المسؤوليات الجديدة ، اجعله يعرف أسباب اختياره للوظيفة ، فعندما تظهر للآخرين أنك تدعم تطورهم وتقدمهم ، فإنك تبني ثقافة الثقة فيما بينكم ، ويرون المهام المفوضة فرصا للتقدم . 

ادعم موظفيك : 

حتى ترى أفضل النتائج الممكنة للتفويض ، حيث يحتاج مرؤوسوك إلى الموارد والدعم منك ، وهذا يساعدهم على التدرب ، ومنحهم الموارد اللازمة لتطوير المهارات التي يحتاجون إليها ، وهذا الأمر يستغرق وقتا أطول لتوفير الموارد ، ولكنك ستوفر الوقت من خلال إنجاز العمل بشكل صحيح ، وبالنسبة إلى المهام المتكررة يؤتي هذا التدريب ثماره بشكل متكرر . 

اظهر تقديرك : 

احرص على أن تظهر تقديرك عندما تلاحظ أي مكاسب على المشروع ، عليك أن تقر بأن موظفيك يحرزون تقدما نحو تحقيق الهدف ، حيث يوضح مبدأ التقدم مدى أهمية الاحتفال بالفوز الصغير وذلك للحفاظ على تحفيز الموظفين ، كما سيكون الموظفين أكثر فعالية وتفانيا إذا عرفوا أنك تقدر جهودهم .

وضح أهداف المهمة : 

عليك أن تشرح بشكل كامل الأهداف المطلوبة وخطوطها العريضة للموظف مثل أوقات الإنجاز ، وكمية العمل حتى تكون الأمور واضحة من البداية ، حيث تساعد الموظف على تحديد وجهته وتحفظه من التشتت ، كما أنه لا يجب الإنخراط في تفاصيل سير المهمة ، وذلك لأن طريقة الموظف في إنجاز المهام ، طالما أنه يحقق الأهداف . 

تابع سير عملية الإنتاج : 

بعد أن تقوم بتوضيح تفاصيل المهمة وأهدافها للموظف التي تم اختياره ، حدد أوقات ليعلمك بها الموظف أخبار سير العمل ، إما عن طريق التقارير أو شفهيا وما الخطوات التي انتهى منها ، ودائما عليك أن تسأل عن المشكلات التي توجهه وتقوم بتقديم الملاحظات والتعديلات إن لزم الأمر . 

التقييم : 

لا ينتهي دورك عند استلام المهام من الأشخاص المفوضين بتنفيذها ، بل يبقى عليك مهمة أخيرة وهي تقييم الأداء ، حيث يجب أن تجتمع مع الموظف ومناقشته فيما تم تنفيذه والتطرق للإيجابيات والسلبيات التي ظهرت ، ويجب مدح التصرفات الجيدة التي قام بها ، وعليك توضيح كيف يمكن إصلاح العيوب التي ظهرت في المرات القادمة ، حيث أن المدير الجيد يتعامل مع تفويض المهام على أنها عملية تأثير في الآخرين وليست مجرد مهام يتم تنفيذها ، بل تعد فرصة جيدة لتطوير العاملين معه . 

ما هي تحديات تفويض المهام ؟ 

تحديات تفويض المهام متعددة  ، ومنها ما يلي : 

• الخوف من فشل المهمة 
• صعوبة توجيه الموظفين 
• اختيار الموظف المناسب للمهمة 
• استمرارية المراقبة والمسؤولية . 

تعرفنا في مقالنا هذا على عملية تفويض المهام ، وذكرنا الأسباب التي تمنع المدراء من تفويض المهام ، كما قدمنا مجموعة من الطرق التي تساعد على تفويض المهام للموظفين لأدارتهم بشكل سليم، وذكرنا تحديات تفويض المهام ، وأيضا ذكرنا أهمية عملية تفويض المهام .