التنظيم الوظيفي – ما هو التنظيم الوظيفي ؟ 

التنظيم الوظيفي – ما هو التنظيم الوظيفي ؟ 

• 25 - 08 - 2023

ما هو التنظيم الوظيفي ؟ 

يعد التنظيم سر نجاح المؤسسات ومنظمات الأعمال في الوقت الحالي ، سواء كانت هذه المنظمات خاصة أو عامة أو ربحية ، وبغض النظر عن الأعمال التي تقوم بها تلك المنظمات ، فكلما كانت متطلبات الأعمال الأساسية في تلك المنظمات حققت الأهداف المرجوة منها ، وانسجمت مع ما تبقى من الوظائف الإدارية بشكل تام ، في مقالنا هذا سنتعرف على التنظيم الوظيفي . 

ما هو التنظيم الوظيفي ؟ 

هو عبارة عن تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف التي وضعها الشخص لنفسه ، وتقسيمها حتى يسهل تنفيذها في الوقت اللازم ، وهذا هو أبسط أشكال التنظيم ، حيث يحتاج التنظيم إلى عدد من العناصر التي تؤدي إلى تحقيق الأهداف المرجوة والتي غالبا ما تكون كثيرة . 

التنظيم الوظيفي ؟ 

هو عبارة عن عدد من الأنشطة التي يجب تنفيذها لتحقيق الأهداف بالتعاون بين عدد من الموظفين ، وذلك بطريقة تقسم فيها المهام أو الأنشطة حسب الاختصاص لكل موظف ، وهنا يبرز دور كل موظف من خلال مساهمته في أداء المهمة الموكلة . 

فالتنظيم هي عملية إدارية تهتم بتجميع المهام والأنشطة المراد القيام بها في وظائف أو أقسام ، وتحديد الصلاحيات والسلطات ، وأيضا التنسيق بين الأنشطة والأقسام من أجل تحقيق الأهداف بأفضل كفاءة ممكنة . 

ما أهمية التنظيم ؟ 

فيما يلي نلخص أهمية التنظيم : 

• الاهتمام بتقسيم العمل والمهام بين الأفراد وهذا يؤدي إلى حصر التركيز والاهتمام بمهمة أو موضوع واحد أو أكثر . 
• انسيابية العمل وسهولته جراء توضيح التنظيم للإجراءات الواجب اتباعها داخل كل قسم وكل مرحلة . 
• تهيئة الجو الملائم لتدريب الأعضاء ، وتنمية المهارات وتزويدهم باحتياجاتهم ، وهذا يؤدي إلى رفع مستوى الإنتاجية وحب العمل . 
• التنظيم يهيئ الكيفية التي يرسل بها وتستقبل القرارات الصادرة من مراكز السلطة المختلفة ، وذلك من خلال إيصاله لهذه القرارات إلى كافة المستويات الإدارية . 

ما أنواع التنظيم ؟ 

ينقسم التنظيم إلى عدة أنواع وأهمها ما يلي : 

التنظيم الرسمي : 

وهو التنظيم الذي يهتم بالهيكل التنظيمي وتحديد العلاقات والمستويات وتقسيم الأعمال وتوزيع الاختصاصات ، ويشتمل التنظيم الرسمي القواعد والترتيبات التي تطبقها الإدارة وتعبر عن الصلات الرسمية بين كل فرد عامل وغيره من الأفراد العاملين بهدف تنفيذ سياسات العمل في المؤسسة . 

التنظيم الرسمي له عدة أنماط وهي كالتالي : 

التنظيم الرأسي : 

وهو من أقدم أساليب التنظيم ، ويسمى أيضا بالتنظيم المباشر أو التنظيم التنفيذي ، من مزايا هذا النوع : البساطة والوضوح في العلاقات الإدارية ، ووحدة القيادة في اتخاد القرارات ، وهذا النوع يناسب المنظمات الصغيرة . 

التنظيم الوظيفي : 

يتميز التنظيم الوظيفي بالتركيز على التخصص في النشاط أو الوظائف داخل المؤسسة ، وتختص كل وحدة إدارية فيه بنشاط وظيفي محدد المعالم تمارسه حتى ولو كان ضمن مجال المل عند الوحدات الأخرى . 

من مزايا هذا النوع : 

• إتاحة الاستفادة من المختصين والخبراء 
• الحصول على المعلومات من مصادرها المختصة 
• المساعدة على تنمية روح التعاون بين العاملين في المؤسسة . 
• هذا النوع من التنظيم يؤخد عنه عدم وضوح السلطة والمسؤولية وذلك نتيجة تداخل نطاق إشراف الفنيين والتنفيذيين . 

التنظيم الرأسي الوظيفي : 

ويسميه البعض بالتنظيم الرأسي الاستشاري ، وهو عبارة عن تنظيم يجمع بين التنظيمين الرأسي والوظيفي محققا مزاياهما معا ومتفاديا عيوبهما ، هذا التنظيم يجمع بين السلطة الرسمية التي تدير العمل وتبت في الأمور ، وبين السلطة الاستشارية التي تقدم الرأي بغير إلزام لأصحاب السلطة الرسمية . 

التنظيم الغير رسمي : 

• هذا النوع من التنظيم يوجد في كافة المنظمات دون استثناء ، وهو عبارة عن شبكة من العلاقات الشخصية والاجتماعية تنشأ بشكل تلقائي بناء على الارتباطات الشخصية بين أعضاء التنظيم . 
• بدأت المنظمات بالاهتمام بهذا التنظيم لما له أهمية وتأثير كبير على أداء العاملين في المؤسسة ، ومن ثم أداء المنظمة ككل . 
• وقد ينشأ هذا النوع من التنظيم نتيجة العلاقات الشخصية التي تجمع أعضاء مهنة واحدة أو رأي واحد و عقيدة واحدة ، وأيضا قد تكون علاقة العمل هي مصدر للتنظيم الغير رسمي ، وأيضا قد يكون بسبب نفوذ أحد أعضاء الفريق .

التنظيم الغير رسمي يحقق عدة فوائد للمنظمة وأهمها ما يلي : 

• يساعد على إشباع الحاجات النفسية للأفراد في المنظمة وذلك من خلال لقاء الأعضاء بعضهم البعض وتبادل الزيارات بينهم . 
• يساعد بشكل كبير على القضاء على نقاط الضعف الموجودة في التنظيم الرسمي ويعمل على خلق التماسك بين أجزاء هذا التنظيم . 
• يعمل على تقوية روابط الاتصال بين العاملين داخل المنظمة ، حيث تعتبر قنوات الاتصال الغير رسمية أكثر فعالية من القنوات الرسمية . 

ما هي مبادئ التنظيم ؟ 

يوجد للتنظيم عدة مبادئ أساسية وهي كالتالي : 

• مبدأ الهدف : وهذا المبدأ يقصد به أن يكون التنظيم مبني على أهداف واضحة ومعينة . 
• مبدأ الوظيفة : وهو أن يحاول إنجاز وظائف معينة وذلك من خلال التنظيم الجيد . 
• مبدأ وحدة الأمر : وهنا يجب أن يحقق التنظيم الأهداف العامة من خلال القرارات الموحدة وعدم ازدواجيتها . 
• مبدأ التخصص وتقسيم العمل : تعد من أهم مبادئ التنظيم ، لأن التنظيم يساعد على تخصيص العمل وتقسيمه على الأفراد . 
• مبدأ نطاق الإشراف : التنظيم يساعد بشكل كبير على تحديد نطاق الإشراف لكل عضو من أعضاء المؤسسة أو المنظمة
• مبدأ التفويض : التنظيم في المؤسسة يجب أن يحقق مبدأ التفويض . 
• مبدأ المركزية واللامركزية : من مبادئ التنظيم أن يحقق مبدأ اللامركزية والمركزية ، فالتنظيم يحدد ما إذا كان العمل مركزيا أو لا مركزيا . 
• مبدأ التوازن والمرونة : على التنظيم أن يحدث التوازن والمرونة في العمل . 
• مبدأ التنسيق : وهو من أهم مبادئ التنظيم هو التنسيق ، فبدونه لا يوجد تنظيم . 

ما هي خصائص التنظيم ؟ 

التنظيم له عدة خصائص وأهمها ما يلي : 

• استعياب مفاهيم ومضامين الإدارة فيما يتعلق بمبادئ التنظيم والعلاقات الإنسانية ، وأيضا الاهتمام ببيئة العمل . 
• تنمية وتفعيل منهج الرقابة الذاتية . 
• تخفيض التكاليف
• التنظيم يتبنى التغيير منهجا لبقاء وتحسين المنظمة . 
• التأكيد على أهمية قياس الأداء على ضوء الأهداف المحددة لكل إدارة أو منظمة . 
• تفعيل وتنمية منهج الرقابة الذاتية . 
• التنسيق بين كافة الأعمال في الوحدات الإدارية . 

ما هي أهداف التنظيم ؟ 

للتنظيم عدة أهداف وهي كالتالي : 

• معرفة العاملين بالأنشطة التي يقومون بأدائها بشكل جيد . 
• التنظيم الجيد يساعد على تحديد العلاقات بين العاملين في المؤسسة ، حيث أن كل عضو في المؤسسة يعرف مكانته وعلاقته التنظيمية بمرؤوسيه ورؤسائه . 
• عدم الازدواج في العمل أثناء القيام بالأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف المحددة . 
• التنظيم يساعد على توحيد جهود العاملين وتوجيهها نحو غايات وأهداف الشركة . 
• التنظيم يساعد على إنجاز العمل من خلال إعطاء السلطة للأفراد للقيام بمهام أعمالهم . 
• التنظيم يساعد العاملين في معرفة الأنشطة التي يقومون بأدائها . 
• يحقق الانسجام بين العاملين والأفراد في المنظمة بطريقة تسير فيها العلاقات الوظيفية والاجتماعية بأقل قدر من سوء الفهم بين أعضاء الفريق . 
• التنظيم الجيد يحقق الاستغلال الأمثل للموارد المادية والبشرية . 

تعرفنا في مقالنا هذا على مفهوم التنظيم ، وذكرنا أنواع التنظيم وأهدافه وأهميته ، كما تعرفنا على خصائص التنظيم .