التنظيم الإداري في الشركات 

التنظيم الإداري في الشركات 

• 31 - 12 - 2023

التنظيم الإداري في الشركات 

التنظيم الإداري في الشركات : بسبب كثرة الأعمال في منظمات العمل ظهرت حاجة ماسة لاستخدام أساليب تنظيمية التي تضبط زمام الأمور وتسيطر على العمل الداخلي ، وتكون جاهزة للتعامل مع التغيرات والتقلبات الخارجية التي تؤثر بشكل مباشر في العمل ، وذلك لضمان استمرارية العمل في المنظمات وتحقيق أهدافها وتطبيق خطتها الاستراتيجية بدقة ، في مقالنا هذا سنتعرف على التنظيم الإداري داخل الشركات . 

ما هو التنظيم الإداري ؟ 

هو عبارة عن عملية فرعية من العملية الإدارية الكبرى في المنظمات التي تعمل في مختلف القطاعات ، ويصنف على أنه من العمليات الإدارية المساندة المتعاقبة والمستمرة ، وأيضا من العمليات الفنية المتخصصة في استثمار الموارد التي تمتلكها الشركة ، بمختلف أنواعها البشرية والغير بشرية أو المادية ، كما يتجلى مهام هذا النشاط في تحقيق رؤية ورسالة الشركة ، وأهدافها بعيدة ومتوسطة المدى وقريبة المدى أيضا . 

كما يعرف بأنه عبارة عن سلسلة من الوظائف والمهام التي تساعد المنظمات والشركات على تحديد أهدافها ، وتحديد السبل الكفيلة بتحقيقها ، وقياس مدى إنجازها وتقدمها وتطورها على كافة الأصعدة ، ومدى سيرها نحو التطور ، وتعتبر من الوسائل لقياس الأداء البشري وذلك من خلال تحديد طريقة عملية لتقييم ما يتم اعتباره مناسبا أو غير مناسب . 

ما أنواع التنظيم الإداري ؟ 

التنظيم الإداري له نوعان وهما ما يلي : 

• التنظيم الرسمي : وهو عبارة عن الجانب الذي يدرس العملية التنظيمية بصورة رسمية ، وذلك عن طريق وضع الهياكل والخرائط ، ويخضع هذا التنظيم إلى النظم واللوائح والقوانين المعتمدة رسميا . 
• التنظيم الغير رسمي : وهو عبارة عن الجانب الذي لا يخضع أبدا للقوانين الرسمية التي يخضع لها النوع الأول . 

ما مميزات التنظيم الإداري ؟ 

من أهم مزايا التنظيم الإداري ما يلي : 

• يساعد في تحقيق الأهداف العامة التي قامت على أساسها المنظمة أو الشركة ، وفي الوقت المحدد لها ، كما يساعد في حل الكثير من المشاكل والصعوبات التي يقع بها الموارد البشرية ، والتخلص أيضا من الفوضى والعشوائية في اتخاذ القرارات بما يحقق المصلحة العليا المنظمة . 
• التنظيم الإداري يساعد في استغلال الموارد البشرية بما يتناسب مع استغلال الموارد المادية بأفضل شكل ، هذا الأمر يحقق المصلحة العليا للمنظمة ، ويحقق أعلى نسبة من تحقيق الأهداف بأقصى جهد وأقل وقت ، وذلك مع خفض التكليف بما يساعد في زيادة الأرباح وتحقيق أعلى نسبة تقدم وتطور في المنظمة . 
• يساعد التنظيم الإداري العاملين داخل المنظمة على اتخاذ أفضل القرارات التي تحقق التقدم والنجاح للمنظمة والعمل على خفض محاولات الفشل أو الخسارة التي يمكن أن تتعرض لها المنظمة . 
• يستثمر الموارد البشرية ويستغلها في تشغيل الموارد المادية على أكمل وجه . 

ما هي مبادئ التنظيم الإداري ؟ 

التنظيم الإداري له عدة مبادئ وأهمها ما يلي : 

مبدأ التخصص : 

ويسمى بمبدأ تقسيم العمل ، فالتخصص هو عبارة عن الدرجة التي يتم بها تقسيم المهام التنظيمية إلى وظائف منفصلة ، حيث يتم تدريب كل موظف على أداء مهام محددة تتعلق بوظيفته المتخصصة . ، والتخصص واسع جدا ، ولكن على الرغم من الفوائد الواضحة للتخصص ، فإن الكثير من المؤسسات والتنظيمات تبتعد عن هذا المبدأ ، وذلك لأن هذا التخصص المفرط يمكن أن يعزل الموظفين ويضيق على مهاراتهم ويوجههم لأداء مهام روتينية ، كما أنه يجعل المنظمة تعتمد على الناس ، ومن ثم تقوم هذه المنظمات على إنشاء وتوسيع العمل لتقليل الاعتماد على مهارات معينة في الموظفين وأيضا تسهل التناوب الوظيفي فيما بينهم . 

مبدأ التفويض : 

• المدير التنفيذي لا يمكنه تنفيذ كافة عمل الشركة لوحده ، فهو يعتمد الحصول على المساعدة من عدة أطراف أخرى بهدف تحقيق الأهداف المطلوبة . 
• المدير التنفيذي يقوم بتقسيم العمل إلى مجموعات من الوظائف الصغيرة والعمل على ربطها على أساس التشابه بينها . 
• وتعرف عملية التفويض بأنها العملية التي يتم من خلالها ربطهم معا من خلال إقامة علاقة بينهم بهدف خلق عمل جماعي متكامل . 
• هذه العملية تقوم على ربط الهيكل التنظيمي بأكمله بهدف خلق بيئة عمل متكاملة ويميزها التعاون والترابط . 
• يجب تفويض المسؤولية والسلطة إلى أدنى حد ممكن في المنظمة ، بمعنى إلى أدنى مستوى في المنظمة يمكن أن يتم فيه أداء المسؤولية الخاصة بكفاءة . 

مبدأ التعريف الوظيفي : 

في هذا المبدأ يتم تحديد كافة الوظائف المعنية بشكل كامل وواضح للرؤساء والمرؤوسين ، ويمكن القيام بذلك من خلال تحديد مسؤوليات وواجبات وسلطات وعلاقات الأشخاص تجاه بعضهم البعض ، كما تساعد التوضيحات في علاقة السلطة والمسؤولية في تحقيق التنسيق وبالتالي يمكن أن يحدث التنظيم تلقائيا بفعالية . 

كما يمكن أن يساعد التوضيح في علاقة السلطة والمسؤولية في التنظيم الفعال . 

مبدأ الرقابة والإشراف : 

تعتبر الرقابة والإشراف من أهم التنظيم الإداري ، ووفقا لهذا المبدأ يتم إطلاق السيطرة وهو نطاق الإشراف الذي من خلاله يتم تحديد عدد الموظفين الذي يمكن التعامل معهم والتحكم بهم بشكل فعال من قبل مدير واحد . 

وهذا المبدأ ينص على أن المدير يجب أن يكون قادر على التعامل مع الموظفين الذين يجب تحديدهم تحت إشرافه . 

ويمكن إتخاذ هذا القرار من خلال الاختبار إما من نطاق واسع أو ضيق . 

مبدأ مشاركة الموظف : 

يجب تشجيع الموظفين على المشاركة قدر الإمكان في صنع القرارات ، حيث يتم الإعتراف بالموظفين ويتم تحفيزهم على العمل بشكل جدي من خلال تشجيع كل موظف على المشاركة  

وبالرغم من مشاركة الموظفين في عملية الاختيار إلا أن المسؤولية النهائية عن القرار يجب أن يكون على عاتق المشرف أو المدير . 

ما هي خطوات التنظيم الإداري ؟ 

عملية التنظيم الإداري يمر بعدة خطوات وأهمها ما يلي : 

• تحديد وتعداد الأنشطة ، وهي من أولى مراحل عملية التنظيم حيث يقوم المدير بتحديد الأنشطة التي يتعين على كل موظف القيام بها لتحقيق الأهداف المشتركة وهذا يتم من خلال الأهداف الأساسية للشركة . 
• تقسيم الأنشطة ، بعد أن يتم تحديد الأنشطة وتعدادها ، يتم تقسيمها إلى عدة مكونات صغيرة تعرف بالمهام أو الوظائف . 
• تجميع الأنشطة ، بعد أن يتم تقسيم الأنشطة إلى عناصر صغيرة يمكن تصنيفها في مجموعات مختلفة بحسب علاقتها أو أوجه التشابه بينها . 
• تفويض مجموعة المهام للإدارات المختلفة . 
• منح الحقوق المطلوبة : بعد أن يتم توزيع الأنشطة بين الإدارات المختلفة يجب منحهم الصلاحيات والحقوق الكافية حتى يتمكنوا من أداء العمل المحدد بطريقة مرضية . 
• تنسيق عمل الإدارات المختلفة . 

أشكال الهياكل التنظيمية الإدارية : 

يعرف الهيكل التنظيمي بأنه مجموعة من العلاقات التنظيمية التي تحددها خريطة العمل ، وبالتالي تحدد خطوط السلطة والمسؤولية ، كما توضح عمليات التنسيق التي تتم بين الأنشطة المختلفة ، فيما يلي سنتعرف على أشكال الهياكل التنظيمية الإدارية : 

• الهيكل البسيط : وهو فالغالب يستخدم في الأعمال الصغيرة . 
• الهيكل الوظيفي أو الهياكل المصفوفة ، ويضم دوائر الإنتاج والمالية والتسويق والموارد البشرية ، والبحث والتطوير وغيرها . 
• هياكل الوحدات المستقلة وتستخدم في الشركات الشبه مستقبلية . 

تعرفنا في مقالنا هذا على مفهوم التنظيم الإداري داخل الشركات ، وذكرنا أهمية التنظيم الإداري داخل الشركة ومزاياه المختلفة ، كما تعرفنا على مبادئ التنظيم الإداري المختلفة ، وقدمنا مجموعة من الخطوات لعملية التنظيم الإداري داخل الشركات ، كما تعرفنا على أنواع الهياكل التنظيمية .