اتيكيت كتابة الرسائل الإلكترونية

اتيكيت كتابة الرسائل الإلكترونية

• 01 - 10 - 2020

في وقتنا الحاضر غير البريد الإلكتروني الكثير من تعاملنا مع الإنترنت ، فلم يعد وسيلة للتراسل فقط ، بل أصبح يستخدم في الكثير من معاملاتنا اليومية كتخزين الملفات والتذكير بالمواعيد و تنظيم مهامنا اليومية والأرشفة ، وأيضا أصبحت الرسائل الإلكترونية مهمة يومية نقوم بها وخاصة في سوق العمل .
موقع السير الذاتية يساعدك في تنظيم وإرسال سيرتك الذاتية بالشكل الصحيح .
لذلك ظهرت بعض قواعد الاتيكيت التي يجب أن نتقيد بها أثناء إرسال و استخدام البريد الإلكتروني .

قواعد إرسال البريد الإلكتروني :

لكي تظهر بأنك شخصية لطيفة ومحترمة ، إليك ١٥ قاعدة أساسية خاصة بالرسائل الإلكترونية عليك معرفتها:

1. احرص على تحديد عنوان واضح للبريد الإلكتروني وأن يعبر بوضوح عن محتواه ، وذلك لأن العنوان يحفظ الرسالة الإلكترونية من الضياع ويدل على أنك مهتم بالتفاصيل .
2. دائماً ابدأ الرسالة الإلكترونية بتحية رسمية ، أي كتابة السيد / السيدة أو عزيزي / عزيزتي ومن ثم اتبعها باسم المرسل إليه ولقبه .
3. من أهم قواعد إرسال البريد الإلكتروني هو التأكد من اسم المرسل إليه جيداً ومراجعة الكتابة الصحيحة لإسمه أكثر من مرة .
4. احرص على أن تكون رسالتك مرتبة وغير فوضوية وقم بإزالة كل ما هو غير ضروري قبل إرساله .
5. احرص على الوضوح والإيجاز في كتابة مراسلاتك البريدية ، وركز على أن تذكر الهدف من رسالته في الأسطر الأولى تجنباً لتشتت القارئ ، وأيضاً حاول استخدام الكثير من الفراغات والمسافات بين الفقرات لتريح عين القارئ .
6. لا تنسى أن تقوم بكتابة تحية وخاتمة في كل رسائلك الإلكترونية الخاصة بالعمل .
7. احرص على استخدام اللغة الرسمية في الرسائل الإلكترونية لأنها تظهر احترامك للشخص الذي سيتلقى رسالتك ، وابتعد عن استخدام اللغة العامية لأنها ستظهرك بأنك غير مهني .
8. لا تستخدم علامات الاستفهام والتعجب بشكل مبالغ فيه ولا تضعهم بجانب بعضهم البعض لأن ذلك يدل على فشلك المهني وقلة خبرتك المهنية .
9. احرص على استخدام اسمك الحقيقي بشكل واضح بدلاً من استخدام الاسم المستعار .
10. عند إدراج أي رابط ، انتبه جيداً بأنه يعمل بشكل صحيح ، لأن الرابط المعطل يدل على ضعف مهنيتك بالعمل .
11. تأكد من ردّك على جميع المراسلات في الوقت المناسب حتى لو بكلمات بسيطة ، فعدم طلبهم منك الرد لا يعني بأن لا تقوم بالرد .
12. احذر عند التعامل مع المعلومات السرية ، وتجنب مناقشتها في البريد الإلكتروني ، لأن عند وقوعها بأيدي أشخاص خاطئين ، ستعرض نفسك للمسائلة القانونية .
13. تجنب استخدام الكلمات المُبهمة الغير مفهومة وابتعد عن الإختصارات في المراسلات الإلكترونية .
14. حافظ على تخصيص بريداً مخصصاً لرسائلك الخاصة ، وبريداً لرسائل العمل .
15. في رسائل المناسبات والأعياد ، لا تنسى اضافة جملة أو كلمات تهنئة تليق بالمناسبة ، مثلا عطلة سعيدة ، عيد مبارك ، هذه الجمل تعطي انطباعاً رائعاً عنك .

ذكرنا لك مجموعة من قواعد اتيكيت البريد الإلكتروني التي يجب أن تلتزم بها ، حتى تحافظ على الإحترام والود بينك وبين جميع الأشخاص التي تراسلهم سواء في العمل أو في حياتك الشخصية