8 طرق لجعل اجتماعات العمل أكثر فعالية ونجاح

8 طرق لجعل اجتماعات العمل أكثر فعالية ونجاح

• 14 - 01 - 2021

تعد الاجتماعات بكافة أنواعها عنصر مهم في الشركات ، فهي وسيلة فعالة لاتخاذ القرارات وتحديد الأهداف ، وأيضاً تكرس روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة ، لذا يجب أن تكون هذه الاجتماعات فعالة وتعود بالنفع والفائدة على جميع الحضور دون هدر الوقت والجهد بدون فائدة كما يحصل ببعض الاجتماعات .
كيف تجعل الاجتماع أكثر فعالية ونجاح ؟

في مقالنا هذا سنتناول مجموعة من الطرق التي تساعدك في جعل اجتماعات شركتك أكثر فعالية ونجاح .

ما هي اجتماعات العمل ؟

هي قيام مدير الشركة بتجميع فريق العمل والتشاور مع بعضهم البعض لاتخاذ القرارات وتحديد الأهداف وتبادل الآراء حول مشكلة ما أو موضوع معين .
ولها أهمية كبيرة :
حيث انها تسهم في حل المشاكل وتحقيق الأهداف
تعطي فرصة للأشخاص للتعبير عن آرائهم وأفكارهم

8 طرق لجعل اجتماعات العمل أكثر فعالية ونجاح :

1. وضع أهداف الاجتماع بشكل دقيق قبل عقده : لا تختصر الاجتماعات على المدير فقط بل على جميع الحاضرين المشاركة والتفاعل في الاجتماعات ، لذا ليكون الاجتماع أكثر فعالية عليك وضع وتحديد أهداف الاجتماع وغاياته والموضوعات التي ستناقش بها قبل عقده ، بحيث يكون لدى الموظفين والحاضرين فكرة عن غرض الاجتماع والمواضيع التي ستناقش به ، من خلال إرسال أجندة تتضمن جميع ما سيتناوله الاجتماع إلى الموظفين أو الحاضرين .
   
2. المشاركة : من أهداف الاجتماع هو الحصول على أفكار و آراء الحاضرين والمشاركة في اتخاذ القرارات ، لذا على من يدير الاجتماع أن يجذب انتباه الحاضرين من خلال طرح بعض الأسئلة ومناقشتهم بها للحصول على آرائهم وتفاعلهم .
3. دون الملاحظات : تدوين الملاحظات المهمة سيجعلك تحصل على النقاط الرئيسية التي تم التطرق إليها في الاجتماع ، لذا قم باختيار موظف ليقوم بتدوين الملاحظات خلال الاجتماع ومن ثم قم بتوزيعها على كافة الحضور عند انتهاء الاجتماع .
4. التنظيم الجيد للاجتماع : لكي يكون الاجتماع أكثر فعالية ونجاح ، عليك أن تهتم في تنظيم المناقشات بشكل جيد ، حتى يكون الاجتماع مثمر ، ولا تختلط الأفكار والآراء وتكثر المقاطعات للمتحدثين ، لأن ذلك يجعل من الاجتماع دردشة عامة وليس اجتماع مهني مهم .
5. اجعل الاجتماع أكثر متعة : لكي يكون الاجتماع أكثر فعالية ونجاح اكسر حاجز الملل من خلال التنويع واستخدام بعض التغيرات فمثلاً جعل الجميع يشارك ويطرح أفكاره وآرائه ، وأيضاً ابتعد كل البعد عن القراءة النصية واستخدم مقاطع الفيديو والصور والمواد المرئية ، كن مرناً ومنفتحاً علًى الأفكار والاقتراحات التي يقدمها الحاضرين .
6. افتح المجال لطرح الأسئلة : تعد الاسئلة الذكية والبناءة دافع مهم للاجتماعات الناجحة ، لذا على مدير الاجتماع تخصيص وقتاً لطرح الأسئلة البناءة والمبدعة والذكية فقط ، وأن يمنع طرح الأسئلة خارج موضوع النقاش .
7. تجنب عقد اجتماعات طويلة : تعتبر الاجتماعات القصيرة أكثر نجاحاً وفعالية من الاجتماعات الطويلة التي تجعل الجميع يشعرون بالملل ، ويفقدون تركيزهم ، لأن المدة التي يستطيع الشخص التركيز بها هي أقل من ساعة ، لذا اجعل اجتماعاتك لا تتجاوز النصف ساعة .
8. إنهاء الاجتماع : عند الانتهاء من الاجتماع قم بإجراء ملخص عّن أهم الأفكار والقرارات التي تم مناقشتها والتأكيد على الأهداف التي تم تحديدها والاتفاق عليها ، واحرص على الاتفاق على موعد الاجتماع القادم وتحديد الهدف الرئيسي منه قبل توجيه كلمة الشكر للمشتركين في الاجتماع .

موقع مؤشر يطرح لك مجموعة كبيرة من الوظائف المختلفة والتي يبحث عنها الكثيرين ، موقع السيرة الذاتية يساعدك في إنشاء وتنظيم سيرتك الذاتية وإرسالها بالشكل الصحيح .

هذه كانت مجموعة من النصائح والطرق لجعل الاجتماعات أكثر فعالية ونجاح ، عليك الالتزام بها حتى تكون اجتماعاتك أكثر نجاحاً وفعالية بعيداً عّن هدر الوقت والجهد دون فائدة .