تنظيم الأولويات 

تنظيم الأولويات 

• 24 - 03 - 2024

تنظيم الأولويات 

الإنسان الفعال والناجح في هذه الحياة المتطورة ليس الإنسان المنتج أو الذي ينجز الأمور فقط ، بل هو الإنسان الذي يحقق النتائج المطلوبة في الوقت المتاح ، لذا مهارة ترتيب الأولويات وهي عملية ترتيب المهام والأعمال ابتداءا من المهم فالأهم ، بحيث يستطيع الإنسان تحقيق أهدافه في الوقت المتاح أمامه ، في مقالنا هذا سنتعرف على تنظيم الأولويات . 

ما هي الأولويات ؟ 

هي عبارة عن الأعمال والمهام التي يجب على المرء المبادرة بها وسرعة أدائها والاهتمام بها وتقديمها على ما سواها ، ولابد لأي فرد أو مجتمع في هذه الحياة مواجهتها والتعامل معها وإعطائها أهميتها . 

ما هو تحديد الأولويات ؟ 

هو عبارة عن عملية تحديد وترتيب الأشياء حسب أهميتها وعاجليتها ، حيث يعتبر تحديد الأولويات أمرا حيويا وهاما في العمل ، وذلك لأنه يساعد في تنظيم الوقت والموارد بشكل فعال ، فعندما يتم تحديد الأولويات بشكل صحيح ،  يمكنك التركير على المهام الأكثر أهمية ، وتنظيم جدول العمل الخاص بك بطريقة تسمح لك بإنجاز المهام بنجاح وفي الوقت المناسب . 

ما أهمية تحديد الأولويات ؟ 

تحديد وتنظيم المهام له أهمية كبرى في حياتنا وتكمن أهميتها فيما يلي : 

• تحديد الأولويات تعتبر أداة قوية في إدارة الوقت والموارد وذلك من خلال تحديد الأولويات بشكل صحيح ، حيث يمكنك تحديد المهام الأكثر أهمية والتي تحتاج إلى اهتمامك الفوري . 
• يساعدك تحديد الأولويات من التركيز على المهام الأساسية وتعزيز انتاجيتك . 
• تحديد الأولويات تساعدك على تقليل التشتت والتركيز على المهام التي تعود عليك بالفائدة أكثر . 

   خطوات تحديد الأولويات : 

تمر عملية تحديد الأولويات بعدة خطوات وهي كالتالي : 

• تحليل المهام المطلوبة :  وهي أول خطوة في عملية تحديد الأولويات وهي تحليل المهام المطلوبة ، لذا قم بإنشاء قائمة بكافة المهام التي تحتاج إلى القيام بها وضعها على ورقة أو جدول ، حيث يمكنك تصنيف المهام حسب المجالات الفرعية المختلفة أو متطلبات العمل ، بعد ذلك قم بتحليل المهام وتقييمها بناء على الأهمية والعاجلة . 
• تقدير الأهمية والعاجلية : بعد أن تقوم بتحليل المهام ، قم بتقدير الأهمية والعاجلية لكل منها ، وحدد ما إذا كانت المهمة ذات أهمية عالية أم منخفضة وما إذا كانت تحتاج إلى اهتمام فوري أو ليس ذلك ، وهذا الأمر يتطلب إجراء مفاوضات مع الفريق أو الزملاء لفهم الأولويات العامة للعمل ، قم باسخدام إجاباتك كدليل لترتيب المهام وتحديد الأولويات . 
• تحديد الأولويات المناسبة : بعد أن تقوم بتقدير الأهمية والعاجلية ، قم بتحديد الأولويات المناسبة ، انتق دائما المهام الأكثر أهمية وعاجلة وقم بتحديدها كأولوياتك الرئيسية ، بعد ذلك احرص على تحديد الأولويات الفرعية وتوزيع المهام على فترات محددة ، وهذا الأمر يكون بخطة عمل أسبوعية أو يومية تساعدك في تحقيق الأهداف بشكل منهجي ومنظم . 

كيف تنظم أولوياتك ؟ 

إليك مجموعة من النصائح التي تساعدك على تنظيم أولوياتك بنجاح : 

تنظيم الوقت والتخطيط الجيد : 

حتى تنجح في تنظيم أولوياتك بنجاح ، عليك أن تنظم وقتك بشكل واضح وفعال ووضع خطة جيدة ، من خلال تعيين مناطق زمنية محددة للقيام بالمهام المختلفة والالتزام بها ، ويمكنك استخدام عدة تقنيات مثل جداول الأعمال أو تطبيقات إدارة الوقت لتسهيل التنظيم وإتباع الجدول بشكل منظم . 

تفويض المهام والاستعانة بالآخرين : 

إذا كنت تشعر بأن لديك الكثير من المهام وليس لديك القدرة على التعامل معها جميعا ، هنا لا تتردد أبدا في تفويض بعض المهام إلى الآخرين ، حيث يمكنك أن تستعين بزملائك أو أعضاء الفريق لمساعدتك في إنجاز بعض المهام الغير ضرورية ، وأيضا هذا يساعدك على تخفيف الضغط ، ويمكن أفراد الفريق من التطور والتعلم  . 

ضع قائمة المهام الخاصة بك أمامك : 

عند رؤيتك لقائمة المهام الخاصة بك بشكل مستمر ، فإنك لن تنساها بالتأكيد ، لذا احرص على أن تبقى قائمة مهامك أمامك سواء بتعليقها على الحائط أو بكتابتها في هاتفك أو على التقويم الخاص بهاتفك ، احرص دائما أن تدون كل مهمة وكم سيستغرق انتهائها . 

انتهي من الأمور الصعبة أولا : 

عندما تنتهي من تدوين أولوياتك ، احرص على تحديد المهام الصعبة التي قد تأخذ منك وقتا طويلا ، ثم يليها المهام البسيطة والسهلة أو المهام التي تستمتع بإنجازها ، فالمهام الصعبة والتي تبدو شاقة هي الذي يجب أن تبدأ بها وتنتهي منها في البداية ، فعندما تنتهي منها أولا سوف تشعر بأن العمل الشاق قد انتهى ، وما تبقى غير المهام السهلة واليسيرة . 

تجنب المهام الغير ضرورية : 

عندما تنتهي من كتابة المهام الخاصة بك لليوم أو الأسبوع ، حاول أن تحدد المهمة أو المهام الأقل أهمية ، أو إذا كنت بحاجة إلى فعلها أم لا ، فإذا كان هناك بعض المهام الغير ضرورية ، فأنت هنا بحاجة إلى استغلال الوقت الذي خصصته لها للقيام بمهام آخرى أكثر أهمية قد تحتاج إلى المزيد من الوقت أو استغلال الوقت لنيل قسطا من الراحة . 

التزم جيدا بالمواعيد النهائية : 

عندما يوكل لك مهمة ما ، ولها موعد محدد لتسليمها ، هنا يمكنك أن تحدد موعدا نهائيا لنفسك ويكون مسبقا للموعد المحدد لها بساعة مثلا أو يوم ، وأن تلتزم فيه بأداء هذه المهمة وتسليمها ، واحرص على أن لا تتعجل أثناء العمل على مهمتك ، فيكون عملك غير متقن ودائما تحلى بالصبر والتركيز اللازمين ، واعمل على تحقيق النتيجة والجودة المطلوبتين ، وذلك حتى لا تضطر إلى تكرار عملك مرة آخرى . 

حدد وقتا للراحة : 

اجهاد النفس في العمل دون انقطاع طوال اليوم ، هو أمر مرهق جدا وخاطئ ، حيث يفضل دائما أن تنال قسطا من الراحة لمدة 10 إلى 15 دقيقة بعد كل ساعة عمل متواصلة ، وذلك حتى تفصل مجهودك الذهني عن العمل لفترة وحتى تعود بكامل تركيزك بعدها ، لذا استغل فترة الراحة بشرب كوب من القهوة أو تناول طعام تحبه ، أو عمل تمارين خفيفة تساعدك على تحريك عضلاتك بعد الجلوس لمدة طويلة . 

التعامل مع المهام الغير متوقعة : 

قد تواجه مهاما غير متوقعة في العمل ، وهذا يؤدي إلى تغيير في الأولويات المحددة ، في مثل هذه الحالات ، يجب أن تكون قادر على التكيف وإعادة تحديد الأولويات بشكل فعال وسريع ، ودائما ابحث عن المهام التي يمكنك تأجيلها أو تفويضها وقم بتحديث جدول الأعمال الخاص بك لكي يتناسب مع المهام الجديدة . 

كيف تحقق التوازن بين الأولويات ؟ 

يمكنك تحقيق التوازن بين الأولويات من خلال ما يلي : 

• تحديد الأولويات الشخصية والمهنية ، حيث إن تحقيق التوازن بينهما هو أمر لتحقيق السعادة والنجاح . 
• تقييم استخدام الوقت في الأنشطة المختلفة وتوزيع الوقت بشكل منظم . 
• تحسين التنظيم وإدارة الأولويات . 

تحديات تنظيم وتحديد الأولويات ؟ 

هذه التحديات هي ما يلي : 

• تحدي التوازن بين المهام . 
• تحدي التركيز والانتباه . 
• تحدي التأجيل وتسويف القرارات . 

تعرفنا في مقالنا هذا على تحديد وتنظيم الأولويات وأهميتها ، وقدمنا نصائح للمساعدة في تنظيم وتحديد الأولويات بنجاح .