الاجتماعات – أنواع الاجتماعات في العمل 

الاجتماعات – أنواع الاجتماعات في العمل 

• 02 - 12 - 2023

أنواع الاجتماعات في العمل 

وجود الاجتماعات في العمل يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين في المؤسسة ، حيث يتم من خلال الإجتماعات تقديم أحدث وأوضح المعلومات من أوثق المصادر للمسؤولين بصورة خاصة وللعاملين عموما ، كما تعطي الفرصة لجميع العاملين في المشاركة بإتخاذ القرارات ، وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل كامل المسؤولية كما أن الاجتماعات تكرس روح الفريق في العمل ، لذا لا غنى عنها وخاصة في الأعمال الكبيرة ، في مقالنا هذا سنتعرف على أنواع الاجتماعات في العمل . 

ما مفهوم الاجتماع في العمل ؟ 

هو عبارة عن اجتماع للأفراد الذين يجتمعون لمناقشة واتخاذ القرارات بشأن مواضيع محددة تتعلق بالأعمال ، وقد تتضمن هذه الاجتماعات إطلاع أعضاء الفريق على المشاريع الحالية أو التخطيط للجهود المستقبلية أو حل المشكلات أو اتخاذ القرارات التي تؤثر على الشركة بشكل كامل ، ويمكن إجراء الاجتماعات في العمل شخصيا أو عن طريق الإنترنت ويمكن أن تكون رسمية أو غير رسمية . 

ما الهدف من الاجتماعات ؟ 

للاجتماعات في العمل عدة أهداف أهمها ما يلي : 

• تعطي الموظف الفرصة في التعرف على الآراء والأفكار والتقارب في وجهات النظر للوصول إلى وحدة الرأي والكلمة . 
• تساهم بشكل كبير في تحقيق الأهداف ، وذلك عن طريق الوصول بصورة جماعية إلى قرارات معينة . 
• تساهم الاجتماعات في حل المشاكل التي تتعرض لها الشركة والأفراد . 
• من خلال الاجتماعات تظهر الحقائق التي لا مراء فيها ، وأيضا الوصول إلى هذه الحقائق وتقنيتها وتصفيتها يؤدي إلى قرارات قابلة للتطبيق . 

ما هي العوامل التي تتحكم في تحديد أنواع الاجتماعات ؟ 

يوجد مجموعة من العوامل التي تتحكم في تحديد أنواع الاجتماعات وأهم هذه العوامل ما يلي : 

• الهدف من الاجتماع : وهو الغرض التي تحتاج إلى تحقيقه من الاجتماع ، بمعنى هل فقط ستركز على جمع الأفكار ، أم ترغب في التطوير على هذه الأفكار ؟ أم أنك ترغب في التطوير على هذه الأفكار للخروج لمنتج نهائي . 
• المشاركون : يلعب الأشخاص المشاركون دورا أساسيا في تحديد أنواع الاجتماعات التي يمكن الاعتماد عليها ، إذ أن طبيعة الأشخاص ووظائفهم وعلاقاتهم مع بعضهم البعض تؤثر على طريقة تفاعلهم معا ، حيث أنه إذا كانت العلاقة بين الأفراد جيدة يصبح التعاون بينهم أسهل . 
• حجم المجموعة : العدد يؤثر على أنواع الاجتماعات التي تختارها ، ، فأحيانا يكون لديك رغبة في تحقيق هدف معين ، لكن تدرك أن العدد الكبير سيكون من الصعب التعامل معه وتحقيق كل ما تريد ، وبالتالي قد تختار نوعا مناسبا للاجتماع وفقا لعدد الحضور . 
• شكل الإجتماع : وضع الاجتماع يختلف من تنظيمه على أرض الواقع من تنظيمه عن بعد ، ، في كلتا الحالتين سوف تحرص على استخدام أنواع الاجتماعات المناسبة لكل نوع ، وذلك حتى تضمن جودة الاجتماع وتحقيق النتائج التي تطمح لها . 

ما هي أنواع الاجتماعات ؟ 

الاجتماعات لها عدة أنواع مختلفة وأهمها ما يلي : 

الاجتماعات الافتتاحية : 

هذه الاجتماعات تعقد في بداية المشروع ، ويكون الهدف منها تحديد أهداف المشروع ، ومناقشة المشكلة التي يجب حلها ، وتشمل هذه الاجتماعات الافتتاحية على فريق المشروع بأكمله والأشخاص الذي سيتأثر عملهم بالمشروع ، لذا هذه الاجتماعات تكون أكبر حجما ، وغالبا تضم أشخاصا من فرق مختلفة في الشركة . 

اجتماعات تحديد الحالة : 

تساعد هذه الاجتماعات على معرفة الفريق للمستجدات ، والحالة الحالية للمشروع ، بالإضافة إلى التأكد من أن الجميع يسير على المسار الصحيح المخصص لإنجاز المهام ، وتشمل اجتماعات تحديد الحالة كافة الأشخاص من المشروع ، ويمكن أن يتم إجراء هذه الاجتماعات ضمن فرق فرعية أكثر مرونة من أجل تجنب الاجتماعات الغير منتجة ، وفي الغالب يتم متابعة تحديثات الحالة عبر مكالمة الفيديو من أجل تجنب جمع مجموعة كبيرة من الأشخاص معا . 

الاجتماعات الفردية : 

يتم عقد هذه الاجتماعات بين شخصين وغالبا ما يشارك فيها المدير مع موظفه ، هذه الاجتماعات تعد حوارية ، والهدف منها معالجة موضوع معين ، كما يتم فيها تقديم الملاحظات ، وتتبع الأهداف الشخصية ، ، ويتم في الغالب جدولة الاجتماعات الفردية مسبقا من قبل المشرف ، وتؤدي هذه الاجتماعات إلى فهم مشترك للنتائج طويلة الأجل . 

اجتماعات حل المشكلات أو العصف الذهني : 

هذه الاجتماعات تهدف إلى الخروج بأفكار جديدة ، وتتضمن مجموعة متنوعة من الأشخاص أصحاب وجهات النظر والمهارات والخلفيات الفريدة ، ويمكن أن تكون الاجتماعات حول حل مشكلة معينة أو إنشاء استراتيجية جديدة للمستقبل ، وفي الغالب يتم تكليف الحاضرين بالتوصل إلى حلول فريدة بمجرد تحديد النطاق ومجالات التركيز ، كما توفر هذه الاجتماعات أساسا لاجتماعات صنع القرار ، حيث يتم تأكيد الحل والعمل على أساسه . 

اجتماعات بناء الفريق : 

هذه الاجتماعات تركز على بناء الفريق على أعضاء الفريق بحيث يكتسبون فهما أفضل لبعضهم البعض ويتم تعزيز التماسك بينهم ، هذه الاجتماعات تتضمن اجتماعات بناء الفريق أنشطة منظمة ، وقد تكون ذات شكل حر ، وهذا يسمح للفريق بالتفاعل في أوقات فراغهم ، أو قد تكون مزيجا من الاثنين معا . 

كما تركز اجتماعات بناء الفريق على خلق جو ممتع لتعزيز الهدف الأساسي وهو توحيد أعضاء الفريق ، كما تهدف إلى : تعزيز الثقة بين الزملاء ، مساعدة المجموعة على الشعور بالترحيب والتقدير ، تعزيز الثقة بين الأعضاء في المهمة الذي يعملون بها ، زيادة الدافعية لإنجاز المهمة . 

اجتماعات تبادل الأفكار : 

يعد اجتماع المجموعة بأكملها وتبادل أفكارها الجيدة في الكثير من الأحيان أفضل من توزيعها عن طريق رسائل إلكترونية أو سلسلة دردشة فوضوية ، هذه الاجتماعات تسمح للمتحدث بالتعمق أكثر في الموضوع ، كما يمكن لأعضاء الفريق طرح الأسئلة ومناقشتها ، كما تجعل هذه الاجتماعات أيضا مشاركة الأفكار التفاعلية ، وهذا يمنح الزملاء الفرصة على التعقيب على أفكار بعضهم البعض ، وفي النهاية يؤدي المزيد من العمل الجماعي وبناء علاقات أقوى . 

اجتماعات صنع القرار : 

هذه الاجتماعات تستخدم في صنع القرار من أجل اتخاذ قرار رسمي يكون له تأثير كبير على المشروع ، وهذه الاجتماعات تكون رسمية ومنظمة جدا ، وتتطلب المزيد من العمل الجماعي عندما يكون هناك أكثر من خيار واحد قيد التشغيل ، ومن الأمثلة على هذه الاجتماعات اجتماع ما إذا كان يجب توظيف شخص معين أم لا . 

اجتماعات طارئة : 

المراد من هذه الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة . 

كيف تقوم بإجراء اجتماعات في الأعمال ؟ 

حتى تخرج باجتماع جيد أولا عليك إرسال ملف البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع ، وفيما يلي مجموعة من النصائح التي تساعدك على إجراء الاجتماعات في الأعمال : 

• تحديد الأهداف والغرض . 
• إعداد جدول أعمال الاجتماع . 
• ادع المشاركين المناسبين . 
• تخصيص الوقت بشكل فعال . 
• جعل الاجتماعات أكثر تفاعلية وانخراطا . 
• محضر الاجتماع . 
• متابعة بنود العمل . 

تعرفنا في مقالنا هذا على اجتماعات العمل والهدف منها ، كما تعرفنا على العوامل التي تساعد على تحديد أنواع الاجتماعات ، وتعرفنا على أنواع الاجتماعات المختلفة والغرض من كلا منها . 

ملاحظة للأفادة : يمكنك الاطلاع على الكثير من الوظائف المتوفرة في المملكة العربية السعودية من خلال منصة مؤشر للتوظيف