الإتصال وفعاليته في المجتمع المهني – التواصل الفعال في بيئة العمل

الإتصال وفعاليته في المجتمع المهني – التواصل الفعال في بيئة العمل

• 27 - 07 - 2023

الإتصال وفعاليته في المجتمع المهني 

التواصل الفعال في بيئة العمل – التواصل الغير فعال في بيئة العمل يسبب العديد من المشاكل وسوء الفهم بين أعضاء العمل ، وأيضا يؤدي إلى قلة الإنتاجية ومن ثم خسائرمادية للشركة ، لذا على الشركات أن تعزز مهارات التواصل الفعال داخل الشركات ، حتى تضمن النجاح والتطور ، في مقالنا هذا سنتعرف على التواصل وفعاليته في بيئة العمل . 

ما هو التواصل الفعال ؟ 

هو عبارة عن عملية التواصل بين شخصين أو أكثر ، بهدف إيصال رسالة معينة ، وفهمها فهما صحيحا ، حيث يتعدى مفهوم الإتصال بمجرد تبادل المعلومات بين الأشخاص ونقل الرسائل فقط ، بل أنه يشمل فهم مشاعر الآخرين وفهم نواياهم الكامنة . 

ما هي أنواع الاتصال ؟ 

يشمل الإتصال على عدة أنواع وأهمها ما يلي : 

• الاتصال اللفظي : حيث يشمل الإتصال اللفظي على المحادثات والمقابلات والاجتماعات والخطب وغيرها . 
• الاتصال الغير لفظي : يشتمل الاتصال الغير لفظي على نبرة الصوت ولغة الجسد والإيماءات وغيرها . 
• الاتصال الكتابي ويشتمل على التقارير والكتابات والخطابات . 
• الاتصال المرئي : ويشتمل على التلفاز وشاشات عرض الأفلام . 

عملية التواصل الفعال تتأثر بمجموعة من التصرفات ، التي يجب تجنبها لضمان الحصول على الجودة المطلوبة من عملية التواصل مثل عدم التركيز والتوتر ، يجب على الشخص أن يتحكم في مشاعره ، وعدم السماح للتوتر بالتأثير عليه ، حتى لا يساء فهمه من الآخرين ،كما يجب الاهتمام بإعطاء التركيز الكامل أثناء الإتصال الفعال وعدم التشتت لأي عوامل كانت . 

ما هي مبادئ الاتصال الفعال ؟ 

للإتصال الفعال عدة مبادئ أساسية وهي كالتالي : 

• توجيه رسالة محددة : يجب أن تكون رسالتك التي تحاول إرسالها إلى فريق عملك محددة ، وذلك حتى يسهل عليهم فهمها وتنفيذها كما هو مطلوب . 
• توجيه رسالة واضحة : لا يمكنك أن تتواصل مع فريق العمل بكلمات وعبارات قابلة للتأويل لأكثر من وجه ، ، يجب أن تكون واضحا فيما لا يدع مجال للشك في مقصدك ، هذا الأمر يوفر الوقت والجهد الذي يتطلبه التعديل إن لم ينفذ طلبك حسب رغبتك . 
• بيانات مستندة إلى مراجع : احرص على الاهتمام عند مناقشة فريق عملك بخطة عمل أن تدعم أقوالك ومخططاتك ببيانات وودراسات واقعية . 
• التناسق : يجب أن تكون رسالتك متناسقة في كافة أركانها ، بمعنى أن نبرة الصوت تكون متوافقة مع رسالتك . 
• الاكتمال : يجب التأكد أن رسالتك وصلت لفريق العمل كاملة ، ولا تتركهم خلفك يتسائلون عن تفاصيل مبهمة بالنسبة إليهم ، ، حيث يمكنك الاختصار بقدر المستطاع مع استخدام المباشرة في توصيل رسالتك . 
• التهذيب : عليك أن تبتعد عن استخدام الكلمات السلبية والمؤذية للآخرين عند تواصلك معهم ، وعليك أن تحرص على الاحترام المتبادل لتحقيق الاتصال الفعال في بيئة العمل . 

ما هي مهارات الاتصال الفعال ؟ 

الاتصال الفعال له العديد من المهارات وأهمها التالي : 

الذكاء العاطفي : 

وهو القدرة على فهم ردود أفعال الآخرين والتفاعل معهم وجدانيا ، وتحليل انفعالاتهم ، وهذا ما يترتب عليه القدرة على التعامل مع كافة أنماط البشر دون خلق نزاعات أو مشكلات ، وكل هذا يكون لصالح بيئة العمل . 

ولأن الأشخاص يتأثرون عاطفيا قبل أي شيء آخر ، أصبحت الشركات توظف الأشخاص الذين يتصفون بالذكاء العاطفي . 

الاستماع : 

وهو من أهم مهارات التواصل التي لا تخلو منها أي عملية اتصال ناجحة ، يعرف الاستماع بأن تفهم الشخص جيدا الذي تتناقش معه وتفهم ماذا يريد أو ماذا يقصد ، عندها ستتمكن من الرد بطريقة صحيحة ، ومن الأساليب الصحيحة للاستماع أن تأخذ وقتك الكافي في الاستماع إلى الطرف الآخر ، وأن تطرح الأسئلة لكي يوضح ما يقال لك ، وغيرها من الطرق . 

التحدث : 

يعد التحدث مرآة لشخصيتك وأسلوبك وأفكارك ، حيث يقيمونك الأشخاص من خلالها ، فإما يشعرون بالإرتياح لك أو عدم الاطمئنان لك ، ولكي تكون متحدث جيد ، يجب أن يكون لديك تفكير جيد وأسلوب إقناعي قوي يعتمد على الأدلة والمرونة والقدرة على التفاوض ، وحتى تحسن مهارة التحدث ، عليك أن تجعل حديثك ذو هدف وأن تحدد الرسالة التي تريد إيصالها للطرف الآخر ، عليك أن تجعل طريقة كلامك واضحة وأفكارك متسلسلة ومرتبة ، استخدم بعض الأسئلة التي تساعدك على التأكد من فهم الآخرين .

لغة الجسد : 

وهي من أهم مهارات الاتصال الفعال التي ستحتاجها بصورة كبيرة في بيئة العمل ، وتعد واحدة من أنواع الاتصال الغير اللفظي ، مثلا نبرة الصوت الودودة والأذرع المفتوحة تشجع الأشخاص التحدث معك بحرية وصراحة ، حيث تعتبر لغة الجسد أسلوب لعرض أفكارك وتعتمد بشكل رئيسي على عنصرين وهما صوتك وجسدك . 

الحوار مع الآخرين : 

الناس مختلفين ولكل شخص عاداته وطباعه للبيئة الذي نشأ بها وتربى فيها ، لذا يعد الحوار مع الآخرين مهارة لا بد منها حتى تصل إلى نقاط مشتركة بين الأشخاص في العمل ، وحتى تكتسب هذه المهارة تحتاج إلى : التفكير الواعي بالموضوع المطروح ،الصدق والموضوعية ، أن تكون شخصا مهذبا وتعطي كل شخص حقه في التعبير عن رأيه . 

الملاحظة : 

ويقصد بها الإنتباه ، فعندما تتواصل مع الآخرين بشكل عام أو خاص في أثناء عملك عليك أن تنتبه لكلمات العميل وسلوكه وانطباعاته ، واحرص على تسجيل الملاحظات الهامة بدقة وسرعة واختصار . 

الإقناع : 

ويقصد به أن يكون لديك القدرة على التأثير على تفكير الآخرين حتى غير سلوكه وقراره ويتخد قرارا أخر بعد إقناعه بالتفكير المنطقي والأدلة ، ومن أهم النقاط التي تساعدك على اكتساب مهارة الإقناع : يجب أن تكون على اقتناع برأيك وفكرتك قبل أن تقنع الآخرين بها ، لا تستمر في الجدال دون فائدة ، م بتوضيح فكرتك بطريقة مختصرة ومدعمة بالأدلة ، استمع إلى آراء الأخرين واظهر لهم الاهتمام والاحترام . 

ما هي أهمية الاتصال الفعال في بيئة العمل : 

الاتصال الفعال في بيئة العمل له أهمية  كبرى ، نذكر أهميته فيما يلي : 

• عليك أن تثق بذاتك وبمهاراتك حتى تصل إلى العميل بطريقة غير مباشرة من خلال صوتك ورسائلك المكتوبة بإختصار وتركيزك على الهدف . 
• اكسب ثقة العميل ورضاه
• اكتسب مهارة الاتصال اللفظي . 
• احرص على اظهار مشاعر الود والإحترام لعملائك . 
• الوضوح والإيجاز 

متى يكون الاتصال فعالا ؟ 

الاتصال يكون فعالا وناجحا عندما تنتقل المشاعر والأفكار والمعلومات والخبرات من المرسل وتصل صادقة وحية إلى المستقبل ، يكون الاتصال فعالا عندما يمتلك مجموعة من الصفات وأهمها ما يلي : 

• الوضوح 
• البساطة 
• الاختصار 
• عدم التعارض 
• الواقعية 
• الكمال 
• الملاءمة 
• الود والتعاطف 
• المرونة 
• الإيجاز . 

حتى تكون شخصا ذو تواصل فعال في بيئة العمل ، لا تنس أبدا ما يلي : 

• الابتسامة ، احرص على أن تكون شخصا بشوشا ذو وجها طلق . 
• ابدأ كلامك بالتحية ، واحرص على أن تجعل كلماتك ممزوجة باللطف والمودة . 
• اذكر الناس بأسمائهم . 
• خدم خدماتك بسخاء وحب . 
• اعط الثقة لمن يعمل معك 
• كن كثير التقدير للأخرين . 
• احترم وجهة نظر الآخرين ، ولا تسعى أبدا لاثبات صحة رأيك بالقوة . 

تعرفنا في مقالنا هذا على التواصل الفعال في بيئة العمل ، وذكرنا أنواعه وأهميتك ، وأهم مهارات التواصل الفعال ، ومتى يكون الاتصال فعالا .