الاجتماعات – أنواع الاجتماعات في العمل 

أنواع الاجتماعات في العمل 

وجود الاجتماعات في العمل يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين في المؤسسة ، حيث يتم من خلال الإجتماعات تقديم أحدث وأوضح المعلومات من أوثق المصادر للمسؤولين بصورة خاصة وللعاملين عموما ، كما تعطي الفرصة لجميع العاملين في المشاركة بإتخاذ القرارات ، وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل كامل المسؤولية كما أن الاجتماعات تكرس روح الفريق في العمل ، لذا لا غنى عنها وخاصة في الأعمال الكبيرة ، في مقالنا هذا سنتعرف على أنواع الاجتماعات في العمل . 

ما مفهوم الاجتماع في العمل ؟ 

هو عبارة عن اجتماع للأفراد الذين يجتمعون لمناقشة واتخاذ القرارات بشأن مواضيع محددة تتعلق بالأعمال ، وقد تتضمن هذه الاجتماعات إطلاع أعضاء الفريق على المشاريع الحالية أو التخطيط للجهود المستقبلية أو حل المشكلات أو اتخاذ القرارات التي تؤثر على الشركة بشكل كامل ، ويمكن إجراء الاجتماعات في العمل شخصيا أو عن طريق الإنترنت ويمكن أن تكون رسمية أو غير رسمية . 

ما الهدف من الاجتماعات ؟ 

للاجتماعات في العمل عدة أهداف أهمها ما يلي : 

  • تعطي الموظف الفرصة في التعرف على الآراء والأفكار والتقارب في وجهات النظر للوصول إلى وحدة الرأي والكلمة . 
  • تساهم بشكل كبير في تحقيق الأهداف ، وذلك عن طريق الوصول بصورة جماعية إلى قرارات معينة . 
  • تساهم الاجتماعات في حل المشاكل التي تتعرض لها الشركة والأفراد . 
  • من خلال الاجتماعات تظهر الحقائق التي لا مراء فيها ، وأيضا الوصول إلى هذه الحقائق وتقنيتها وتصفيتها يؤدي إلى قرارات قابلة للتطبيق . 

ما هي العوامل التي تتحكم في تحديد أنواع الاجتماعات ؟ 

يوجد مجموعة من العوامل التي تتحكم في تحديد أنواع الاجتماعات وأهم هذه العوامل ما يلي : 

  • الهدف من الاجتماع : وهو الغرض التي تحتاج إلى تحقيقه من الاجتماع ، بمعنى هل فقط ستركز على جمع الأفكار ، أم ترغب في التطوير على هذه الأفكار ؟ أم أنك ترغب في التطوير على هذه الأفكار للخروج لمنتج نهائي . 
  • المشاركون : يلعب الأشخاص المشاركون دورا أساسيا في تحديد أنواع الاجتماعات التي يمكن الاعتماد عليها ، إذ أن طبيعة الأشخاص ووظائفهم وعلاقاتهم مع بعضهم البعض تؤثر على طريقة تفاعلهم معا ، حيث أنه إذا كانت العلاقة بين الأفراد جيدة يصبح التعاون بينهم أسهل . 
  • حجم المجموعة : العدد يؤثر على أنواع الاجتماعات التي تختارها ، ، فأحيانا يكون لديك رغبة في تحقيق هدف معين ، لكن تدرك أن العدد الكبير سيكون من الصعب التعامل معه وتحقيق كل ما تريد ، وبالتالي قد تختار نوعا مناسبا للاجتماع وفقا لعدد الحضور . 
  • شكل الإجتماع : وضع الاجتماع يختلف من تنظيمه على أرض الواقع من تنظيمه عن بعد ، ، في كلتا الحالتين سوف تحرص على استخدام أنواع الاجتماعات المناسبة لكل نوع ، وذلك حتى تضمن جودة الاجتماع وتحقيق النتائج التي تطمح لها . 

ما هي أنواع الاجتماعات ؟ 

الاجتماعات لها عدة أنواع مختلفة وأهمها ما يلي : 

الاجتماعات الافتتاحية : 

هذه الاجتماعات تعقد في بداية المشروع ، ويكون الهدف منها تحديد أهداف المشروع ، ومناقشة المشكلة التي يجب حلها ، وتشمل هذه الاجتماعات الافتتاحية على فريق المشروع بأكمله والأشخاص الذي سيتأثر عملهم بالمشروع ، لذا هذه الاجتماعات تكون أكبر حجما ، وغالبا تضم أشخاصا من فرق مختلفة في الشركة . 

اجتماعات تحديد الحالة : 

تساعد هذه الاجتماعات على معرفة الفريق للمستجدات ، والحالة الحالية للمشروع ، بالإضافة إلى التأكد من أن الجميع يسير على المسار الصحيح المخصص لإنجاز المهام ، وتشمل اجتماعات تحديد الحالة كافة الأشخاص من المشروع ، ويمكن أن يتم إجراء هذه الاجتماعات ضمن فرق فرعية أكثر مرونة من أجل تجنب الاجتماعات الغير منتجة ، وفي الغالب يتم متابعة تحديثات الحالة عبر مكالمة الفيديو من أجل تجنب جمع مجموعة كبيرة من الأشخاص معا . 

الاجتماعات الفردية : 

يتم عقد هذه الاجتماعات بين شخصين وغالبا ما يشارك فيها المدير مع موظفه ، هذه الاجتماعات تعد حوارية ، والهدف منها معالجة موضوع معين ، كما يتم فيها تقديم الملاحظات ، وتتبع الأهداف الشخصية ، ، ويتم في الغالب جدولة الاجتماعات الفردية مسبقا من قبل المشرف ، وتؤدي هذه الاجتماعات إلى فهم مشترك للنتائج طويلة الأجل . 

اجتماعات حل المشكلات أو العصف الذهني : 

هذه الاجتماعات تهدف إلى الخروج بأفكار جديدة ، وتتضمن مجموعة متنوعة من الأشخاص أصحاب وجهات النظر والمهارات والخلفيات الفريدة ، ويمكن أن تكون الاجتماعات حول حل مشكلة معينة أو إنشاء استراتيجية جديدة للمستقبل ، وفي الغالب يتم تكليف الحاضرين بالتوصل إلى حلول فريدة بمجرد تحديد النطاق ومجالات التركيز ، كما توفر هذه الاجتماعات أساسا لاجتماعات صنع القرار ، حيث يتم تأكيد الحل والعمل على أساسه . 

اجتماعات بناء الفريق : 

هذه الاجتماعات تركز على بناء الفريق على أعضاء الفريق بحيث يكتسبون فهما أفضل لبعضهم البعض ويتم تعزيز التماسك بينهم ، هذه الاجتماعات تتضمن اجتماعات بناء الفريق أنشطة منظمة ، وقد تكون ذات شكل حر ، وهذا يسمح للفريق بالتفاعل في أوقات فراغهم ، أو قد تكون مزيجا من الاثنين معا . 

كما تركز اجتماعات بناء الفريق على خلق جو ممتع لتعزيز الهدف الأساسي وهو توحيد أعضاء الفريق ، كما تهدف إلى : تعزيز الثقة بين الزملاء ، مساعدة المجموعة على الشعور بالترحيب والتقدير ، تعزيز الثقة بين الأعضاء في المهمة الذي يعملون بها ، زيادة الدافعية لإنجاز المهمة . 

اجتماعات تبادل الأفكار : 

يعد اجتماع المجموعة بأكملها وتبادل أفكارها الجيدة في الكثير من الأحيان أفضل من توزيعها عن طريق رسائل إلكترونية أو سلسلة دردشة فوضوية ، هذه الاجتماعات تسمح للمتحدث بالتعمق أكثر في الموضوع ، كما يمكن لأعضاء الفريق طرح الأسئلة ومناقشتها ، كما تجعل هذه الاجتماعات أيضا مشاركة الأفكار التفاعلية ، وهذا يمنح الزملاء الفرصة على التعقيب على أفكار بعضهم البعض ، وفي النهاية يؤدي المزيد من العمل الجماعي وبناء علاقات أقوى . 

اجتماعات صنع القرار : 

هذه الاجتماعات تستخدم في صنع القرار من أجل اتخاذ قرار رسمي يكون له تأثير كبير على المشروع ، وهذه الاجتماعات تكون رسمية ومنظمة جدا ، وتتطلب المزيد من العمل الجماعي عندما يكون هناك أكثر من خيار واحد قيد التشغيل ، ومن الأمثلة على هذه الاجتماعات اجتماع ما إذا كان يجب توظيف شخص معين أم لا . 

اجتماعات طارئة : 

المراد من هذه الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة . 

كيف تقوم بإجراء اجتماعات في الأعمال ؟ 

حتى تخرج باجتماع جيد أولا عليك إرسال ملف البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع ، وفيما يلي مجموعة من النصائح التي تساعدك على إجراء الاجتماعات في الأعمال : 

  • تحديد الأهداف والغرض . 
  • إعداد جدول أعمال الاجتماع . 
  • ادع المشاركين المناسبين . 
  • تخصيص الوقت بشكل فعال . 
  • جعل الاجتماعات أكثر تفاعلية وانخراطا . 
  • محضر الاجتماع . 
  • متابعة بنود العمل . 

تعرفنا في مقالنا هذا على اجتماعات العمل والهدف منها ، كما تعرفنا على العوامل التي تساعد على تحديد أنواع الاجتماعات ، وتعرفنا على أنواع الاجتماعات المختلفة والغرض من كلا منها . 

ملاحظة للأفادة : يمكنك الاطلاع على الكثير من الوظائف المتوفرة في المملكة العربية السعودية من خلال منصة مؤشر للتوظيف

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Loading...
آخر المقالات
نصائح واستراتيجيات للتوازن بين العمل والحياة الشخصية في السعودية 

نصائح واستراتيجيات للتوازن بين العمل والحياة الشخصية في السعودية  تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية يعتبر تحديا في العصر الحديث ، حيث أن الأفراد يواجهون ضغوطا كبيرة في العمل ومطالب مستمرة في الحياة الشخصية ، ولكنك يمكنك تمهيد الطريق لأسلوب حياة أكثر إنسجاما وإشباعا وذلك من خلال وضع مجموعة من الإستراتيجيات الفعالة في مجالاتك الشخصية […]

تعزيز التعاون والتفاعل بين الموظفين 

تعزيز التعاون والتفاعل بين الموظفين  يعتبر روح التعاون بين الموظفين من الأهداف الأساسية التي تسعى المؤسسات لزرعها وتنميتها في بيئة العمل ، وذلك لأن النتائج التي تحصد من بيئات العمل المتعاونة مثمرة وناجحة جدا ، على عكس بيئات العمل التي تخلو من روح التعاون بين الموظفين فنتائجها دائما سلبية ، وفيها إشارة إلى ضعف الانتماء […]

-->