الفرق بين التحليل الوظيفي والوصف الوظيفي 

• 16 - 02 - 2022

الفرق بين التحليل الوظيفي والوصف الوظيفي

 هناك مفاهيم ومصطلحات  مختلفة ومتعددة تتعلق بالوظيفة ، وكل منها يعطي مفهوما خاصا ومختلفا  للوظيفة ، في مقالنا هذا سنتحدث عن مفهومان يرتبطان ببعضهما البعض وهما التحليل الوظيفي والوصف الوظيفي وسنوضح الفروق بينهما 

أولا مفهوم التحليل الوظيفي : 

هو مجموعة من العمليات والأنشطة الذي يقوم بها قسم الموارد البشرية في المنظمة وتتضمن تحليل وتقييم وتنسيق المعلومات المتعلقة بكل وظيفة وذلك بهدف التعرف على طبيعة كل وظيفة وخصائصها ومتطلباتها ، وينتج عن التحليل الوظيفي مجموعة من المعلومات وهي الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية 

ثانيا مفهوم الوصف الوظيفي : 

هو بيان ومستند مكتوب يوضح فيه شرح ووصف كامل لوظيفة محددة ويبين الواجبات والمهام التي يجب على شاغل الوظيفة القيام بها والصلاحيات المتوفرة لديه والمؤهلات العلمية والمهارات العلمية التي يجب أن يمتلكها ، يعد الوصف الوظيفي جزء من التحليل الوظيفي 

أهمية التحليل الوظيفي : 

للتحليل الوظيفي أهمية كبيرة للموارد البشرية حيث يعتبر حجر الأساس لإدارة وقسم الموارد البشرية  وذلك لعدة أسباب : 

• يساهم التحليل الوظيفي في تنظيم أداء الموظفين  وشؤونهم بفعالية والتنسيق بين جهودهم حيث يتك تحديد المهارات المطلوبة  لأداء كل وظيفة .
• يساعد التحليل الوظيفي على إظهار المواصفات التي تتطلبها الوظيفة من مهارات وقدرات والمعارف المطلوبة ، يمكن من خلال دراسة الاحتياجات التدريبية بناء على نتائج التحليل الوظيفي ومعرفة نقاط القصور في الأداء تحديد وإتاحة الفرصة للموظفين للالتحاق ببعض البرامج التدريبية التي تغطي القصور في الأداء .
• من خلال التحليل الوظيفي يتم تحديد القيمة النسبية للوظيفة وعليه يتم تحديد الأجر المناسب وكلما ازدادت أهمية الواجبات والمسؤوليات فإن قيمة الوظيفة نفسها تزداد .
• المعلومات المستمدة من التحليل الوظيفي لها أهمية كبيرة في تحديد اعتبارات الأمن والسلامة المهنية لكل وظيفة والعمل على وضع الاشتراطات لتحقيق الأمن والصحة والوقاية اللازمة .
• من خلال المعلومات التي يوفرها التحليل الوظيفي حول ما تستلزمه الوظيفة وما هي الخصائص البشرية المطلوبة لأداء هذه المهام يتم تشكيل الوصف الوظيفي ومواصفات شاغل الوظيفة وبالتالي تساعد الإدارة في تحديد نوع الأشخاص التي يجب توظيفهم ، فهو يسهل على قسم الموارد البشرية عملية التوظيف والاختيار .
• يستخدم المدراء التحليل الوظيفي في تحديد الأنشطة المحددة للوظيفة ومعايير الأداء ومن خلالها يتم تقييم الأداء بناء على المعايير الخاصة بكل وظيفة 

خطوات عمل التحليل الوظيفي : 

يمر التحليل الوظيفي بعدة خطوات نذكرها : 

الخيارات الإستراتيجية : على المنظمة أن تلتزم باتخاذ خيارات استراتيجية ، فيما يتعلق بتحليل الوظيفة وترتبط هذه الخيارات في : 

• الدرجة التي يساهم بها الموظف في العملية ، التوجه ويعنى الماضي والمستقبل ، مصادر جمع المعلومات ، متى وكم مرة يتم إجراء التحليل ، والمستوى التي ستجمع التفاصيل فيه .
• جمع المعلومات وهي الخطوة الثانية ويتم فيها جمع البيانات ، والتي تتعامل بشكل رئيسي مع 3 جوانب : 

1. نوع البيانات المراد العثور عليها حيث يتم التركيز على الاحتياجات الوظيفية الرئيسية 
2. الشخص التي يقوم بجمع البيانات وربما يكون محلل الوظيفة ، أو شاغل الوظيفة أو مشرفا على الوظيفة 
3. الأساليب المطبقة في جمع البيانات والمعلومات حيث يمكن تطبيق عدد من التقنيات التي يمكن أن تكون مقابلة أو قوائم أو استبيان أو مراجعة ، ملاحظة ، طرقة يوميات وغيرها .

• معلومات العملية : حيث أنه بمجرد أن تجمع المعلومات من قبل الشخص المعني ، يتم تحويلها بعد ذلك بشكل يساعد في توثيق الوظيفة .
• وصف الوظيفة : نتيجة البيانات التي تمت معالجتها يتم وصف الوظيفة وهذا الوصف يصف الملف الشخصي الكامل للوظيفة بما في ذلك الإدارة وشاغل الوظيفة حيث يقوم بسرد كلا من المسمى الوظيفي ، الواجبات ، المسئوليات ، المهام والأنشطة ، نطاق العمل وغيرها .
• مواصفات الوظيفة : تحدد مواصفات الوظيفة كافة مؤهلات الموظف من حيث القدرات الجسدية والعقلية والعاطفية ، السلوكية ، ويتم التركيز على المؤهلات التعليمية والخبرة والمعرفة ، الجنس ، والمهارات والقدرات العقلية ، التفكير ، الاستعدادات وغيرها من المواصفات التي يجب أن يمتلكها شاغل الوظيفة لكي يؤديها بشكل مرض .

عناصر التحليل الوظيفي : 

للتحليل الوظيفي عدة عناصر أساسية : 

• وظائف ومسئوليات المهام 
• معايير الأداء وتشير إلى المعايير الخاصة بالإنتاجية والجودة التي يحتاجها الفرد ليصبح ناجحا في دوره الوظيفي 
• المهارات المقترنة بالوظيفة 
• نطاق السلطة وحدودها 
• توقعات الإدارة 

أهمية الوصف الوظيفي : 

الوصف الوظيفي له أهمية كبيرة : 

• يوضح توقعات صاحب العمل للموظف 
• يوفر أساس قياس الأداء الوظيفي 
• يقدم وصفا واضحا لدور المرشحين للوظيفة 
• يساعد في تطوير الإدارة العليا لوضع خطط أكبر وتطوير الهيكل التنظيمي للمنظمة 
• يعتبر الوصف الوظيفي أداة مفيدة للمدير لتقييم أداء الموظف في مكان العمل 
• يستخدم في تحديد الأجور والمرتبات 
• يوفر هيكلا وانظباط للشركة لفهم جميع الوظائف وهيكلتها والتأكد من تغطية الأنشطة والمسؤوليات والواجبات الضرورية من خلال وظيفة أو أخرى .
• يوفر أداء مرجعية لقضايا الانضباط 
• يوفر أداء مرجعية في قضايا نزاع الموظف أو صاحب العمل 
• يعتبر الوصف الوظيفي الأساس القوي الوحيد لكي يتم تحديد القيمة النسبية لكل الوظائف 
• يمكن أن يكون الوصف الوظيفي أساسا في تخطيط التدريب 

محتويات بطاقة الوصف الوظيفي : 

1. العنوان الوظيفي 
2. ملخص عن العمل 
3. المسؤوليات والواجبات 
4. المؤهلات والمهارات 

خطوات كتابة الوصف الوظيفي : 

يمر الوصف الوظيفي بعدة خطوات وهي : 

• البدء بتحليل الوظيفة 
• تحديد الوظائف الأساسية وليس الهامشية وهي الخطوة التالية من كتابة الوصف الوظيفي وهي تحديد الوظائف الأساسية للوظيفة والغرض من الوظيفة وأهمية وظائف الوظيفة الفعلية في تحقيق هذا الهدف 
• تغطية المجالات الرئيسية : ومن هذه المجالات الرئيسية التي يجب تضمينها : 

• عنوان وظيفي ، تقارير المنصب إلى عنوان المدير المباشر والموقع والمدير الوظيفي 

• المسؤوليات والمسؤوليات الرئيسية 

• مؤشرات الأبعاد ، الإقليم ، النطاق 

• ساعات العمل 

• اكتب بأسلوب بسيط ، يجب أن يكون الوصف الوظيفي مكتوب بجمل قصيرة وموجزة 

الفرق بين تحليل الوظيفة والوصف الوظيفي : 

 تحليل الوظيفة والوصف الوظيفي مفاهيم وثيقة الصلة بعضها ببعض ، وكل من التحليل الوظيفي والوصف الوظيفي له تأثير على عمليات تخطيط الموارد البشرية 

تحليل الوظيفة ينطوي تقييم وتحليل وظيفة من حيث المهام والمهارات والخبرة والقدرات والأدوات اللازمة للنجاح في أداء الوظيفة 

أما الوصف الوظيفي هو بيان أو مستند يسرد مختلف الواجبات والمسؤوليات والمهام التي يتعين القيام بها عند القيام بعمل ما 

يتم إجراء التحليل الوظيفي أولا على أساس إنشاء الوصف الوظيفي 

يمكن إجراء التحليل الوظيفي شفهيا أو كتابيا على عكس الوصف الوظيفي يتم تطويره فقط كتابيا 

يعد التحليل الوظيفي أساسا لتقييم الوظيفة ولكن بمساعدة إعلان الوصف الوظيفي 

في الختام مهمة التوظيف هي مهمة صعبة وحساسة جدا حيث تنطوي على سلسة من الأنشطة والعمليات ، بداية بالخطوة الأولى وهي تحليل الوظيفة والتي يتم إجراءه من خلال طرق وأساليب مختلفة مثل الإستطلاعات والاستبيانات والمقابلات وغيرها ، بعد ذلك يتم إعداد بيان ما هو مطلوب وظيفة معينة وهذا البيان يعرف بإسم الوصف الوظيفي ، بمساعدة الوصف الوظيفي يتم إنشاء مواصفات الوظيفة والتي تحدد المتطلبات البشرية للوظيفة والتي من خلالها يمكن وضع إعلان لمثل هذا التوظيف وعلى أساس تحديد مواصفات الوظيفة للمرشح