تحديات وفرص التوظيف في المملكة العربية السعودية
23 - 04 - 2024
وصف وظيفي سكرتير إداري
وصف وظيفي سكرتير إداري
من هو السكرتير الإداري :
يطلق عليه باللغة الانجليزية Secertary وهو الشخص الذي يوفر كافة سبال الدعم والمساعدة والراحة لجميع أقسام الشركة أو المؤسسة وخاصة القسمين الاداري والتنفيدي وأيضا يتولى مهام تنظيم وتنسيق الأعمال الإدارية ، كذلك فغن وجود السكرتير في مكان العمل أمر إلزامي وخاصة في الشركات الكبرى وقد ترى أنه لا يخلو مكان عمل صغير أم كبير من سكرتير .
مهام ومسؤوليات السكرتير الإداري :
- طباعة الخطابات وأرشفتها
- استلام وتسليم المعاملات
- تنظيم الإجتماعات والحجوزات وتنظيم المواعيد والمهام اليومية للمدير المسؤول
- تفويض الأعمال الخفيفة للأخرين
- الترحيب الجيد بالضيوف والعملاء
- تحديد مواعيد المقابلات
- تحضير قاعات الإجتماعات والمؤتمرات
- كتابة وطباعة التقارير الإدارية بشكل دوري
- تخفيف الأعباء عن المدراء
- تحضير الوثائق والمستندات والتعديل عليها وتنظيمها
- القيام بحجوزات السفر وإعداد التقارير وفواتير مصاريف السفر
- استخدام تطبيقات الحاسب الالي
- معالجة الاتصالات الهاتفية
- استلام البريد اليومي
- كتابة النتائج والتوصيات التي تخرج عن الاجتماعات وطباعتها ومتابعة تنفيذها
- التواصل مع الأقسام المختلفة داخل الشركة
- التأكد من تنفيذ القرارات الإدارية بشكل صحيح
- الرد على المكالمات الهاتفية
- تحضير قاعات الاجتماعات والمؤتمرات
- تنظيم العمل داخل الشركة
- تدقيق الوثائق والبيانات والمعلومات والتأكد من صحتها
- توفير جميع المعلومات والبيانات في الوقت المناسب للمدراء ورؤساء الأقسام
مهارات السكرتير الإداري :
- أن يمتلك مهارات كتابية ومقدرة لكتابة التقارير
- قادر على البحث الدقيق والمفصل عن أي معلومات يتطلبها العمل
- يمتلك مهارات في استخدام برامج الاوفيس
- يجيد اللغة الانجليزية تحدثا وكتابة
- يمتلك مهارات العمل الجماعي
- أن يكون متطورا ومواكا للتكنولوجيا ومتمكن من التعامل مع الاجهزة الالكترونية المختلفة
- أن يكون سريع البديهة
- يمتلك مهارات المرونة والتكيف في العمل
- لديه مهارات جيدة في تنظيم وإدارة الوقت
- أن يمتلك مهارات الادارة المختلفة
- يمتلك مهارات تعدد المهام
- أن يمتلك مهارات صنع واتخاذ القرارات
- يمتلك مهارات التواصل الجيد مع الاخرين
- أن يمتلك مهارات جيدة في خدمة العملاء
- لديه القدرة على طباعة 40 كلمة في دقيقة واحدة
- القدرة على إدارة وتداول المراسلات الداخلية بين الادارات المختلفة
- تعلم العديد من اللغات المختلفة التي تساعد على التعامل الجيد مع الشركات المختلفة
- امتلاك مهارات التفاوض الفعال مع الاخرين
- التمتع بالمهارات العامة التي تساعد على التعامل مع الموظفين والضيوف والمراجعين داخل الشركة
- القدرة على التعامل مع الادوات المختلفة الموجود في المكتب من ألات وبرامج وتطبيقات الكترونية
- الاشراف على الموظفين الجدد وتعليمهم وتدريبهم
- امتلاك مهارات التخطيط الجيد
- امتلاك مهارات حل المشكلات
- امتلاك المهارات التنظيمية
صفات السكرتير الاداري الناجح :
- الاهتمام بالمظهر الحسن واختيار الملابس الأنيقة
- الثقة بالنفس وصاحب شخصية قوية
- اللباقة واللطافة في الحديث مع الأخرين
- ذو أخلاق حميدة كالصدق والامانة والنزاهة والاحترام وتحمل المسؤولية
- مبتسم دائما
- متحمل لضغوط العمل
- محترما للوقت ومحافظ عليه
- التعامل بأدب واحترام مع الموظفين والعملاء وكسب قلوبهم واهتمامهم
- هادئ وصاحب سلوك حسن
- ماتزم بالدقة والسرية التامة بالعمل
- مخلصا ومحبا لعمله ومنتمي إليه
- التعامل بموضعية مع الاخرين
- الحديث بطلاقة وبلغة مفهومة وواضحة والتحدث بصوت معتدل
- الالتزام الجيد بقوانين الشركة وعدم مخالفتها
- الولاء للمؤسسة أو الشركة
مؤهلات السكرتير الاداري :
- يحمل شهادة بكالوريس في إحدى تخصصات الاعمال التالية :
- ماجستير إدارة الأعمال
- إدارة الموارد البشرية
- نظم المعلومات الادارية
- إدارة الأعمال والتجارة الالكترونية
الخبرة:
ليس شرط وجود خبرة لسنين طويلة للسكرتير للدخول في سوق العمل بل الأهم اتقان وامتلاك المهارات الوظيفية والمكتبية على مستوى جيد .
التدرج الوظيفي للسكرتير :
عندما يتقن السكرتير والسكرتيرة عملهم بشكل جيد وبأفضل الأساليب فإنه قد يحصل على منصب وظيفي في الادارة الوسطى أو العليا .
2.56 
Loading...آخر المقالات
تحديات وفرص التوظيف في المملكة العربية السعودية
تحديات وفرص التوظيف في المملكة العربية السعودية سوق العمل السعودي يعتبر محطة رئيسية للكثير من الشباب والشابات السعوديين الطموحين ، وخاصة في ظل توجه معظم الشركات العالمية للاستثمار في السوق السعودي ، كما أن الشركات الناشئة توجه إلى استهداف السوق السعودي ، ورغم من ذلك فإن هناك العديد من التحديات التي تواجه أقسام التوظيف والموارد […]
القيادة التحويلية
القيادة التحويلية القيادة التحويلية هي تلبية حاجات ودوافع الموظفين في الشركة وتقديم المساعدات لهم من أجل إخراج طاقاتهم الكامنة وتقديم أقصى إمكانياتهم ومهاراتهم ، ، وأيضا تغيير القيم التنظيمية للمؤسسة حتى تتوافق مع معايير أكثر إنسانية وعدالة ، كما تمكن المرؤوس والمدير من بلوغ درجات أعلى من القيم الأخلاقية ، في مقالنا هذا سنتعرف على […]
