10 خطوات لادارة وتنظيم الوقت

10 خطوات لادارة وتنظيم الوقت

• 31 - 05 - 2022

10 خطوات لادارة وتنظيم الوقت

الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك ، الوقت من الأشياء الغالية والنادرة إن ذهب لن يعود وسوف نندم عليه إن لم نستغله بالشيء الذي يعود بالمنفعة علينا ، لذلك تعد عملية تنظيم وإدارة الوقت من أهم الأشياء في حياتنا ، ويجب علينا أن نستغل الوقت أفضل استغلال ، في مقالنا هذا سنقدم مجموعة من الخطوات التي تساعدك على إدارة وقتك بشكل فعال .

10 خطوات لإدارة وتنظيم الوقت : 

تحتاج لبعض الخطوات التي تساعدك في إدارة وقتك بالشكل الصحيح وهذا ما سنقدمه لك في النقاط التالية : 

احرص على تحديد مواعيد يومك واستيقاظك : 

حتى تتمكن من ان تستفيد من وقتك بشكل كبير وتستغله بشكل أفضل ،  يجب أن تحدد مواعيد نومك واستيقاظك ، واحرص دائما على أن تنام مبكرا وتتجنب السهر حتى تحصل على قسط كافي من النوم وتستيقظ مبكرا بنشاط وحيوية لممارسة مهامك اليومية بتركيز وذهن منفتح .

التخطيط المسبق : 

يعد التخطيط المسبق للمهام من أفضل التقنيات المتبعة في الإدارة الجيدة للوقت ، لأن التخطيط يساعد في تنظيم وإدارة و إتمام المهمات والأعمال بشكل دقيق ويعطي نظرة تفصيلية لكافة المهام والأعمال ، حيث يساعد التخطيط في تقدير الوقت الذي تحتاجه كل مهمة وهذا يساعدك في تنظيم يومك بشكل أفضل ، ويمكن أن تخطط بشكل أسبوعي أو يومي أو شهري ، وهناك مجموعة وسائل وأدوات يمكنك الاستعانة بها و التي تساعد في التخطيط المسبق ل تحقيق مهامك ومنها التقويمات ، دفاتر التخطيط ، تطبيقات الهواتف المحمولة ، بطاقات الفهرسة ، و برامج الكمبيوتر ، وأيضا مذكرات الجيب وغيرها من الأدوات التي تحفزك على التخطيط لمهامك وأعمالك .

ضع خطة وهدف معين : 

لكي تستطيع تنظيم وإدارة وقتك بالشكل الصحيح عليك أن تضع هدف واضح وتسعى للوصول إليه ، عندما يكون أمامك هدف واضح يساعدك ذلك على تنظيم كل ما تحتاج الوصول إليه ، سعيك للوصول إلى هدفك يساعدك في تنظيم وقتك بشكل أكبر بكافة الطرق التي تساعدك في ذلك ، وأيضا تنظيم أعمالك و إنجاز مهام تساعدك للوصول إلى الهدف ، لذلك ننصحك أن تضع الجدول الزمني لأهدافا متنوعة على المدى القصير والطويل والمتوسط ، لأن هذه الخطوة تساعدك في وضع استراتيجية مفيدة للوصول إلى كل هدف من أهدافك والتركيز على كل مهمة على حدة للإنتهاء منها بالوقت المحدد ، احرص على عدم وضع أهداف غير واقعية وغير قابلة للتحقيق لأنك عندما تقوم بها ستشعر بالتعب والإحباط من العمل وسوف يضيع وقتك بلا فائدة .

ترتيب الأولويات : 

من الخطوات التي تساعدك على إدارة وقتك بشكل فعال هي ترتيب الأولويات ، فهي تساعدك على التركيز الجيد على المهمات الأكثر أهمية لإنجازها ، وعدم ضياع الوقت على المهمات الغير ضرورية ، ترتيب الأولويات يأتي حسب أهمية المهمات ، فالمهمات الأكثر أهمية يجب إنجازها أولا ومن ثم الأقل أهمية ومن ثم المهمات الروتينية وغير الضرورية ، أما إذا كانت جميع المهمات ضرورية فيمكنك إنجازها حسب الموعد النهائي لكل مهمة أو القيام بالمهمات التي تعطي دافعية وطاقة إيجابية أولا ، ويمكنك التخلص من المهمات الغير ضرورية للمحافظة على الوقت وعدم إهداره وأيضا يمكن تفويض بعض المهام إلى شخص آخر أما المهام المستعجلة عليك أن تبدأ بها فورا وتنجزها حتى لا تشعرك بالتوتر والقلق .

ابتعد عن مضيعات الوقت : 

مضيعات الوقت كثيرة ومتعددة فاحرص على الإبتعاد عنها عندما تقوم بإنجاز مهامك ، مثلا ابتعد عن مشاهدة التلفاز وتصفح مواقع الإنترنت وخاصة مواقع التواصل الاجتماعي ، وعدم تناول الطعام والحديث مع الزملاء أو الحديث عبر الهاتف ، ابتعادك عن كل ما يضيع وقتك أثناء إنجاز مهامك يساعدك في توفير وقتك والإستفادة منه بشكل كبير وأيضا يسهل عليك إنجاز مهامك بكفاءة وسرعة .

تجنب تعدد المهمات : 

الكثير منا يحاول أن ينجز عدد من المهام في وقت واحد وهذا أمرا خاطئ ، لأن تعدد المهام يؤدي إلى تقليل الإنتاجية وتقليل التركيز في إنجاز المهمات وهذا يؤدي إلى إنجازها بشكل خاطئ ، وأيضا تعدد المهام يؤدي إلى عدم إنجازها بالوقت المناسب وبالتالي يؤدي ذلك لضياع الكثير من الوقت ، لذا ننصحك في ان تضع قائمة مهام و إنجاز كل مهمة على حدا والتركيز عليها .

عدم المماطلة : 

لإدارة وقتك بشكل صحيح عليك عدم المماطلة في تأجيل مهامك و تجنب التأجيل والتسويف مهما كانت صعبة ومملة ، لأن التأجيل المستمر للمهمات الصعبة يؤثر بشكل سلبي على إنجاز المهام الآخرى وذلك لأنها ستشكل عائق أمامك للوفاء بمواعيد المهمة وستؤثر على تركيزك وتزيد من شعورك بالقلق والتوتر ، لذا يجب عليك أن تبدأ بها أولا وعدم تأجيلها ويمكنك أن تقسمها إلى مهمات أصغر وتتبع نظام المكافآت لتحفيز ذاتك على إنجازها والتخلص منها .

احرص على تنظيم مكان عملك : 

عندما يكون لديك بيئة عمل منظمة وجيدة سيساعدك ذلك على إدارة وتنظيم وقتك بشكل فعال ، وذلك عندما يكون مكان العمل مرتب ومنظم فلن يضيع وقتك للبحث عن أمر يجب القيام به ، لذا قم بترتيب وتنظيم مكان عملك وضع الأشياء التي تحتاج إليها  على مدار اليوم قريبة من يديك فمثلا يمكنك أن تضع مكان مخصص لممارسة الأعمال ، أن يكون الحاسوب والهاتف قريب منك ، ضع فنجانا من القهوة بجانب ، كل ذلك يساعدك في إدارة وقتك وعدم هدره في البحث عن أشياء تحتاجه . 

حدد فترات زمنية للإستراحة : 

العمل بشكل متواصل دون أخد وقتا من الراحة يشعرك بالتعب ويقلل من تركيز في أداء مهامك ، لذا يجب عليك عند التخطيط ليومك أن تضع وقتا كافيا ومحددا  للإستراحة حتى لا تضيع الوقت ، ودائما احرص على وضع وقتا إضافيا لكي تجدد نشاطك وطاقتك وتركيزك ، يمكنك أن تستثمر وقت استراحتك في تناول وجبة طعام أو مشروبك المفضل حتى يمنحك الحيوية والنشاط .

احرص على عدم القيام بأمور مفاجئة : 

عليك تجنب القيام بأمور مفاجئة خارجة عن تخطيطك المسبق والمحدد ليومك ، لأن ذلك يؤدي إلى حدوث خلل في الوقت والتنظيم ، وبالتالي سيؤدي ذلك إلى فشل تخطيطك اليومي ، لذا عليك إخبار عائلتك ومن حولك أنك تسير وفق جدول زمنى مخطط له وذلك لتنظيم وقتك وحتى يراعوا ذلك ويساعدونك  في إنجاز مهامك وأعمالك بشكل أسرع .

خصائص الوقت : 

• الوقت هو أغلى ما يملكه الإنسان فهو غالي ونفيس .
• الوقت هو شيء معنوي وغير ملموس .
• الوقت لا يكون فيه إمكانية التقديم والتأخير فهو عملية ثابتة ومحددة منذ الوجود ، فلا يمكننا أن نتحكم به بأي طريقة فالوقت الذي يذهب لا يعود .
• يعد الوقت مورد مهم وأداة لتحضر الفرد والبلاد فمن خلاله يمكن تحديد البداية والنهاية . 
• ما هي أهمية الوقت : 
• عندما تدير وقتك وتنظمه بشكل فعال يؤدي ذلك إلى عدم الشعور بالضغط الكبير والقلق والتوتر . 
• إدارة الوقت توفر لك الكثير من وقت الفراغ .
• الإدارة الجيدة لوقتك تساعدك في إنجاز مهامك بالوقت المحدد وبالتالي زيادة الإنتاجية .
• عندما تقوم بتنظيم وقتك فإن ذلك يحسن من سمعتك ويجعلك محط ثقة بنظر الآخرين وأيضا يجعلك تعمل بنشاط وحيوية .
• يساعدك في بذل القليل من الجهد في تأدية الأعمال والمهام .

أعلم جيدا أن الوقت كنز يجب أن تحافظ عليه وتستغله أفضل إستغلال حتى لا تضيع سنوات حياتك بلا فائدة أو إنجاز ، وفي مقالنا هذا قدمنا لك عشرة من الطرق التي تساعدك على إدارة وتنظيم وقتك بشكل فعال حتى تستفيد منك بشكل أفضل .