وظيفة السكرتاريا

وظيفة السكرتاريا

• 31 - 08 - 2022

وظيفة السكرتاريا 

تعد وظيفة السكرتاريا من أهم الوظائف الإدارية التي تتطلب امتلاك الكثير من المهارات الإدارية ، للسكرتاريا أهمية كبيرة بالنسبة للشركات فلا تخلو أي شركة أو مكتب عمل من سكرتير ، إذ أنها تساهم بشكل كبير في تخفيف الأعباء عن المدراء وتمدهم بكافة المعلومات والبيانات اللازمة لإتخاذ القرارات السليمة ، في مقالنا هذا سنتعرف على مفهوم السكرتاريه وأهميتها . 

ما المقصود بالسكرتاريا : 

للسكرتاريا مجموعة من التعريفات ومنها : 

• تعرف السكرتاريا بأنها عمل يعتمد على تنظيم المعلومات والبيانات الخاصة بعمل ما أو نيابة عن شخص آخر عادة ما يكون المدير المسؤول . 
• وأيضا تعرف بأنها أحد الوظائف التي تقوم بمساعدة كافة الادارات والمدراء من خلال إمدادهم بمعلومات تتعلق بكافة المجالات سواء الفينية أو الأعمال المكتبية ، وأيضا تقوم بكافة الأعمال المكتبية الروتينية والتقليدية بهدف تخفيف الضغط على المدراء . 
• هي مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المؤسسة أو المنشأة ، وهي تزود الإدارة بكافة البيانات والمعلومات التي تساهم في دعم بيئة العمل من أجل توفير الوقت والجهد وتخفيف الأعمال المتراكمة والمرتبطة بالوظائف الروتينية . 

أهمية السكرتاريه : 

للسكرتاريه أهمية كبيرة تعود على الشركات ومنها : 

• تقلل من نسبة الضغط في المؤسسة وخاصة مع المدراء ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم . 
• القيام بالأعمال الروتينية التقليدية .
• التأكد من صحة الوثائق والمستندات الخاصة بالعمل قبل اعتمادها رسميا . 
• تعمل على تأمين جهات الاتصال بين المدراء والمحيط الخارجي . 
• تعمل على تنسيق كافة الأعمال مثل التحضير للاجتماعات والنقاشات وغيرها . 
• الحفاظ على أسرار العمل والعاملين . 
• تشرف على كافة الخدمات الإدارية .
• تعمل على تنسيق العمل بين الإدارات المختلفة في المؤسسة أو الشركة .

أهداف السكرتارية : 

للسكرتارية عدة أهداف وهي : 

• المحافظة على الروتين اليومي الخاص بالسكرتير .
• تعمل على تفعيل دور التكنولوجيا من خلال استخدام التطبيقات وجداول البيانات وكتابة المراسلات . 
• تهدف إلى إنجاز عدد من المهام في الوقت نفسه .
• مهام ومسؤوليات السكرتير : 
• تتعدد المهام والمسؤوليات الملقاة على عاتق السكرتير ومن أهم مهامه ما يلي : 
• العمل على تنظيم مواعيد الاجتماعات والزيارات الرسمية . 
• الترحيب بالضيوف . 
• يقوم باستقبال مكالمات الهاتف ورسائل البريد الالكتروني . 
• تحضير قاعات المؤتمرات والاجتماعات . 
• يضمن تنفيذ القرارات الإدارية بالشكل الصحيح . 
• يخفف من الأعباء الواقعة على المدراء . 
• كتابة التقارير الإدارية بشكل دوري . 
• يعمل على تحديد مواعيد المقابلات . 
• يعمل على تنظيم العمل وسياسات العمل داخل المكتب أو الشركة . 
• إلقاء النظر على الرسائل والمستندات والتأكد منها قبل إرسالها . 
• القيام بحجوزات السفر . 
• حضور الاجتماعات والقيام بكتابة تقارير يلخص بها مجريات وقرارات الاجتماعات . 
• ترتيب وإعداد جداول الأعمال . 
• القيام بطباعة النصوص المكتوبة بعد تحريرها . 
• تقديم ملخص عن أخبار الصحف اليومية الورقية والالكترونية للمدير .، والحرص على القيام بجمع الأخبار الصحفية التي تتعلق بمجال العمل . 
• القيام بكافة الأعمال العادية المترتبة على السكرتير مثل : استخدام الحاسوب والطباعة وتصميم الجداول وتصوير النسخ والوثائق وغيرها . 

المهارات الشخصية والوظيفية للسكرتير : 

يجب أن يمتلك السكرتير الناجح مجموعة من المهارات الوظيفية والشخصية ومنها : 

• مهارات التنظيم .
• مهارات العمل المكتبي . 
• مهارات الإدارة .
• امتلاك مهارات جيدة في استخدام الحاسوب وخاصة برنامج قواعد البيانات واكسل ووورد . 
• الإلمام بكافة أساليب التنظيم والإدارة والأعمال التنظيمية . 
• امتلاك مهارات تعدد المهام . 
• كتابة التقارير . 
• امتلاك مهارات التعامل مع العملاء . 
• امتلاك مهارات جيدة في التعامل والتواصل مع الناس . 
• الإنتباه إلى أدق التفاصيل . 
• امتلاك مستوى جيد في اللغة الإنجليزية .
• التعامل مع أدوات وأجهزة المكتب والتي تتضمن الطابعة وجهاز الفاكس والبريد . 
• مهارات إدارة الوقت .
• امتلاك مهارات التكيف والمرونة 
• تحمل ضغط العمل 

مؤهلات السكرتير الناجح : 

يجب على السكرتير أن يمتلك المؤهلات اللازمة لمهنة السكرتارية ومنها : 

يجب أن يكون حاصل على شهادة البكالوريس في أحد من التخصصات وهي : 

• إدارة الأعمال . 
• ماجستير إدارة الأعمال . 
• إدارة الأعمال والتجارة الالكترونية . 
• إدارة الموارد البشرية . 
• نظم المعلومات الإدارية . 
• السمات والمهارات الشخصية للسكرتير الناجح : 
• يتسم السكرتير بمجموعة من السمات الشخصية ومنها : 
• الالتزام بالصدق في التعامل . 
• الإخلاص والأمانة في العمل .
• التميز بالذكاء وسرعة البديهة في العمل . 
• حسن التصرف واللباقة في التعامل مع الآخرين . 
• التحلي بالصبر وتحمل ضغط العمل . 
• الولاء والانتماء للشركة التي يعمل بها : 
• احترام كافة الأفراد  وعدم التقليل من شأنهم . 
• التحلي بالنشاط والاستعداد للعمل فور بدء الدوام الرسمي . 
• ترتيب وتنسيق كافة المهام اليومية . 

الخبرة : 

غالبا لا تتطلب وظيفة السكرتارية امتلاك خبرة لسنوات طويلة بل الأهم اتقان السكرتير للمهارات الشخصية والوظيفية اللازمة للعمل . 

أنواع السكرتارية : 

لوظيفة السكرتارية عدة أنواع وهي : 

• السكرتارية العامة : وهي من أشهر أنواع السكرتارية وتتواجد في أغلب المنشآت ، حيث يعمل هذا النوع من السكرتارية على مستوى المنشآة ككل ، ويرتبط بشكل أكبر مع الأقسام الإدارية داخل المؤسسة ، له عدة وظائف ومنها استقبال المكالمات الهاتفية ، تنظيم الاجتماعات ، تنظيم البريد الوارد والصادر من وإلى المؤسسة ، القيام بأرشفة المستندات الإدارية . 
• السكرتارية الخاصة : وهي نوع من السكرتارية التي تتميز بمواصفات معينة يقوم بتحديدها المدير ، حيث يختار موظفا أو أكثر للعمل في السكرتارية الخاصة بهدف القيام بعدة مهام ومنها : استقبال الزوار الذين يأتون إلى المؤسسة ، حفظ الأوراق والمستندات الخاصة بالادارة في الملفات ، القيام بتنظيم مواعيد المدير ، العمل على مساعدة المدير في تنظيم وترتيب الاجتماعات ورحلات السفر . 
• السكرتارية المتخصصة : وهي السكرتارية التي تعتمد على القيام بمهمة أو وظيفة متخصصة في مجال ما مثل : السكرتير الفني ، السكرتير القانوني ، السكرتير الإقتصادي وغيرها ، ومن أهم الأعمال التي ترتبط بالسكرتارية المتخصصة ما يلي : القيام بدراسة ما تقدمه الإدارة من وثائق ومعلومات ضمن اختصاص السكرتير بهدف إعطاء رأي فيها أو إنشاء خطة مناسبة لها ، حضور الاجتماعات والمؤتمرات مع المدير ضمن مجال الاختصاص من أجل تقديم نصيحة والمعلومات اللازمة ، متابعة التقارير والأبحاث الخاصة بمجال التخصص وتقديمها للإدارة . حفظ وترتيب وتوثيق الملفات الخاصة بطبيعة العمل .

التدرج الوظيفي للسكرتير : 

كلما أتقن السكرتير وظيفته وأعماله على أكمل وجه وكلما اتجه نحو القيام بالأعمال الإدارية والمكتبية بأفضل الطرق والأساليب كلما حصل على منصب وظيفي أعلى في الإدارة العليا أو الوسطى . 

الفرق بين السكرتاريه ومدير المكتب : 

هناك اختلاف بين مدير المكتب والسكرتير وهو أن : 

السكرتير : 

من مهام السكرتير متابعة العمل اليومي والنسخ والتصوير وتتركز أعماله بكل ما يخص المدير بداية من الرد على المكالمات الهاتفية ، ومتابعة الفاكس والبريد الإلكتروني ، استقبال الزوار وتنسيق الاجتماعات ورحلات السفر وذلك بناء على توجيه المدير له ، بإختصار السكرتير مسؤول عن كل ما يخص المدير .

أما عن مدير المكتب : 

فهو المسؤول عن ضمان سير عمل المكتب بشكل فعال بمعنى أن كل ما يتعلق بمكتب العمل من التنظيم والاشراف على الطاقم الإداري والسكرتارية وكافة ما يتعلق بواجبات المدير الوظيفية من رحلات سفر ، استقبال ، والرد على كل ما يتعلق بمكتب المدير ومتابعة المشكلات الإدارية والمعاملات الروتينية ولكنه ليس مسؤول عن الشؤون الخاصة بالمدير . 

تعرفنا في مقالنا هذا على مفهوم السكرتارية وأهميتها وأهم أهدافها بالإضافة إلى ذكر المهام والمسؤوليات التي تقع على عاتق السكرتير وأهم مهاراته الوظيفية وسماته الشخصية وأيضا فرقنا بين مدير المكتب والسكرتير وذكرنا أهم أنواع السكرتارية ومهام كلا منها .