نصائح واستراتيجيات للتوازن بين العمل والحياة الشخصية في السعودية
29 - 05 - 2024
وصف وظيفي سكرتير إداري
وصف وظيفي سكرتير إداري
من هو السكرتير الإداري :
يطلق عليه باللغة الانجليزية Secertary وهو الشخص الذي يوفر كافة سبال الدعم والمساعدة والراحة لجميع أقسام الشركة أو المؤسسة وخاصة القسمين الاداري والتنفيدي وأيضا يتولى مهام تنظيم وتنسيق الأعمال الإدارية ، كذلك فغن وجود السكرتير في مكان العمل أمر إلزامي وخاصة في الشركات الكبرى وقد ترى أنه لا يخلو مكان عمل صغير أم كبير من سكرتير .
مهام ومسؤوليات السكرتير الإداري :
- طباعة الخطابات وأرشفتها
- استلام وتسليم المعاملات
- تنظيم الإجتماعات والحجوزات وتنظيم المواعيد والمهام اليومية للمدير المسؤول
- تفويض الأعمال الخفيفة للأخرين
- الترحيب الجيد بالضيوف والعملاء
- تحديد مواعيد المقابلات
- تحضير قاعات الإجتماعات والمؤتمرات
- كتابة وطباعة التقارير الإدارية بشكل دوري
- تخفيف الأعباء عن المدراء
- تحضير الوثائق والمستندات والتعديل عليها وتنظيمها
- القيام بحجوزات السفر وإعداد التقارير وفواتير مصاريف السفر
- استخدام تطبيقات الحاسب الالي
- معالجة الاتصالات الهاتفية
- استلام البريد اليومي
- كتابة النتائج والتوصيات التي تخرج عن الاجتماعات وطباعتها ومتابعة تنفيذها
- التواصل مع الأقسام المختلفة داخل الشركة
- التأكد من تنفيذ القرارات الإدارية بشكل صحيح
- الرد على المكالمات الهاتفية
- تحضير قاعات الاجتماعات والمؤتمرات
- تنظيم العمل داخل الشركة
- تدقيق الوثائق والبيانات والمعلومات والتأكد من صحتها
- توفير جميع المعلومات والبيانات في الوقت المناسب للمدراء ورؤساء الأقسام
مهارات السكرتير الإداري :
- أن يمتلك مهارات كتابية ومقدرة لكتابة التقارير
- قادر على البحث الدقيق والمفصل عن أي معلومات يتطلبها العمل
- يمتلك مهارات في استخدام برامج الاوفيس
- يجيد اللغة الانجليزية تحدثا وكتابة
- يمتلك مهارات العمل الجماعي
- أن يكون متطورا ومواكا للتكنولوجيا ومتمكن من التعامل مع الاجهزة الالكترونية المختلفة
- أن يكون سريع البديهة
- يمتلك مهارات المرونة والتكيف في العمل
- لديه مهارات جيدة في تنظيم وإدارة الوقت
- أن يمتلك مهارات الادارة المختلفة
- يمتلك مهارات تعدد المهام
- أن يمتلك مهارات صنع واتخاذ القرارات
- يمتلك مهارات التواصل الجيد مع الاخرين
- أن يمتلك مهارات جيدة في خدمة العملاء
- لديه القدرة على طباعة 40 كلمة في دقيقة واحدة
- القدرة على إدارة وتداول المراسلات الداخلية بين الادارات المختلفة
- تعلم العديد من اللغات المختلفة التي تساعد على التعامل الجيد مع الشركات المختلفة
- امتلاك مهارات التفاوض الفعال مع الاخرين
- التمتع بالمهارات العامة التي تساعد على التعامل مع الموظفين والضيوف والمراجعين داخل الشركة
- القدرة على التعامل مع الادوات المختلفة الموجود في المكتب من ألات وبرامج وتطبيقات الكترونية
- الاشراف على الموظفين الجدد وتعليمهم وتدريبهم
- امتلاك مهارات التخطيط الجيد
- امتلاك مهارات حل المشكلات
- امتلاك المهارات التنظيمية
صفات السكرتير الاداري الناجح :
- الاهتمام بالمظهر الحسن واختيار الملابس الأنيقة
- الثقة بالنفس وصاحب شخصية قوية
- اللباقة واللطافة في الحديث مع الأخرين
- ذو أخلاق حميدة كالصدق والامانة والنزاهة والاحترام وتحمل المسؤولية
- مبتسم دائما
- متحمل لضغوط العمل
- محترما للوقت ومحافظ عليه
- التعامل بأدب واحترام مع الموظفين والعملاء وكسب قلوبهم واهتمامهم
- هادئ وصاحب سلوك حسن
- ماتزم بالدقة والسرية التامة بالعمل
- مخلصا ومحبا لعمله ومنتمي إليه
- التعامل بموضعية مع الاخرين
- الحديث بطلاقة وبلغة مفهومة وواضحة والتحدث بصوت معتدل
- الالتزام الجيد بقوانين الشركة وعدم مخالفتها
- الولاء للمؤسسة أو الشركة
مؤهلات السكرتير الاداري :
- يحمل شهادة بكالوريس في إحدى تخصصات الاعمال التالية :
- ماجستير إدارة الأعمال
- إدارة الموارد البشرية
- نظم المعلومات الادارية
- إدارة الأعمال والتجارة الالكترونية
الخبرة:
ليس شرط وجود خبرة لسنين طويلة للسكرتير للدخول في سوق العمل بل الأهم اتقان وامتلاك المهارات الوظيفية والمكتبية على مستوى جيد .
التدرج الوظيفي للسكرتير :
عندما يتقن السكرتير والسكرتيرة عملهم بشكل جيد وبأفضل الأساليب فإنه قد يحصل على منصب وظيفي في الادارة الوسطى أو العليا .
2.50 
Loading...آخر المقالات
نصائح واستراتيجيات للتوازن بين العمل والحياة الشخصية في السعودية
نصائح واستراتيجيات للتوازن بين العمل والحياة الشخصية في السعودية تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية يعتبر تحديا في العصر الحديث ، حيث أن الأفراد يواجهون ضغوطا كبيرة في العمل ومطالب مستمرة في الحياة الشخصية ، ولكنك يمكنك تمهيد الطريق لأسلوب حياة أكثر إنسجاما وإشباعا وذلك من خلال وضع مجموعة من الإستراتيجيات الفعالة في مجالاتك الشخصية […]
تعزيز التعاون والتفاعل بين الموظفين
تعزيز التعاون والتفاعل بين الموظفين يعتبر روح التعاون بين الموظفين من الأهداف الأساسية التي تسعى المؤسسات لزرعها وتنميتها في بيئة العمل ، وذلك لأن النتائج التي تحصد من بيئات العمل المتعاونة مثمرة وناجحة جدا ، على عكس بيئات العمل التي تخلو من روح التعاون بين الموظفين فنتائجها دائما سلبية ، وفيها إشارة إلى ضعف الانتماء […]
