مشاكل الأتصال في العمل وطرق حلها

مشاكل الأتصال في العمل وطرق حلها

• 02 - 01 - 2023

مشاكل الأتصال في العمل وطرق حلها 

تنتج الكثير والعديد من المشكلات والصراعات في بيئة العمل ، وغالبا ما تنتج هذه المشكلات عن الاتصال والتواصل ، وتؤثر المشكلات سلبا على ثقافة الشركة وأداء الموظفين وعلى الإنتاجية ، لذلك يجب أن تتعرف على طرق التعامل مع مشكلات الاتصال ، فهي المفتاح الذي يسهل تحقيق أهداف المنظمة ووصولها إلى النجاح . في مقالنا هذا سنتعرف على مشاكل الاتصال وطرق حلها . 

مشاكل الأتصال في العمل : 

هناك العديد من مشاكل الاتصال والتي تؤثر بشكل سلبي على كفاءة ومعنويات فريق العمل : 

الفشل في الإنصات : 

يعد عدم القدرة  على الاستماع بشكل جيد مشكلة كبيرة يعاني منها الموظفين ، حيث يوجد العديد من الزملاء الذين يقطعون حديث الأخرين أو يفكرون فيما سوف يقولونه ، بدلا من الاستماع لحديث الطرف الآخر بفعالية ، وتحدث الأخطاء والانحرافات الأخرى بشكل كبير عندما يصرف أعضاء الفريق نظرهم عن التعليقات ، هؤلاء الأشخاص لا يولون الإهتمام ويعتبرون أشخاص مضطربين للغاية ، فهم يحتفظون بأفكارهم واهتماماتهم لفترة قصيرة ، وهذا ما ينعكس على فشلهم وإخفاقاهم في الإنصات للآخرين .  

يمكنك حل هذه المشكلة من خلال التأكيد على أهمية الاستماع والانصات للآخرين قبل بدء المناقشة ، وأيضا تحدث عن أنه عدم الانتباه للحديث يمنع الأشخاص من تعلم وجهات نظر مختلفة ، فعليك أن تقترح عليهم التركيز على الشخص والموضوع الذي يقومون عليه ، وأكد الحفاظ على الاتصال بالعين مع كل شخص تتحدث معه . 

بعد مكان مكتب العمل عن المساهمين : 

بسبب التعلم عن بعد ، وارتفاع معدل العولة ، أو المساهمات الحرة ، فإنه يتم إجراء الكثير من الاتصالات عبر البريد الإلكتروني أو مؤتمر الفيديو القصير أو المذكرة ، فعندما تقع مكاتب العمل بعيدا عن المساهمين فيها ، فإن ذلك يؤدي إلى الإنفصال وعدم القدرة على التفاعل فإن ذلك يشكل عائق للاتصال ، فغالبا ما تتوقف المشاريع أو يسيء فهمها ، لذلك يمكنك إجراء الاجتماعات في جدول منتظم ، فعندما يجتمع فريق العمل ، قم بالتواصل مع أعضاء الفريق للحصول على ردود الفعل ، فيمكنك جدولة التفاعل المباشر للقضايا الهامة ، ولا تعتمد على رسائل البريد الإلكتروني أو المذكرات للقيام بالمهمة ، لا عند الانتهاء من المكالمة الجماعية أو الإجتماعات ، اطلب من كل شخص مشارك تلخيص محتوى الاجتماع ونشره حتى يتمكن جميع الأعضاء قراءته والموافقة عليها . 

السلوك : 

في الكثير من الأحيان يتوقف العمل الجماعي بسبب غرور شخص ما ، وأيضا يرفضون الاعتراف بأنهم جزء من المشكلة ، كما تنشأ المشكلات أيضا بسبب عدم الإنصاف ، بدلا من جعل الوضع أكثر مساواة ، يصبح الشخص دفاعي بدلا من أن يتحمل المسؤولية ، لذلك ينبغي على مدير العمل أن يحافظ على أصل المناقشة في القضايا المطروحة ، حيث أن الفهم المتبادل والوصول إلى القرار الذي يعكس احتياجات أمرا صعبا ويحتاج أن يخفف من خلال رسالة هدف متسقة . 

الاختلافات الثقافية : 

أصبح  مكان العمل مختلط ويوجد به الكثير من الشخصيات المتنوعة ثقافيا وخلفيات مختلفة ، فالأشخاص يميلون إلى التعلق بالآخرين الذين على دراية بثقافاتهم وعاداتهم ، فعندما تجتمع هذه المجموعات الفردية ، فإن المديرين يواجهون العديد من التحديات الدينماكية للمجموعات الصغيرة وقضايا اتصالات الفريق ، لذا تأكد من أن الأشخاص يتمسكون بالأشخاص الذين يتشابهون معهم في التفكير أو الذين يرغبون في مشاركة مساحة مع الآخرين في ثقافاتهم ، لذا قم بدمجهم معا ، وتأكد من أن الجميع خلال جلسات العصف الذهني إلى الانتظار طويلا للاستماع . 

سوء التواصل الكتابي : 

تعد مواد الكتابة الضعيفة والسيئة ، وبناء جملة غير صحيحة ، والقواعد النحوية السيئة ، وأيضا العناصر والبنود الخارجة عن السياق ، جميعها أخطاء متكررة في المنشورات داخل قطاعات الأعمال التجارية مما يؤدي إلى الإرتباك واللبس ، لذا عليك التأكد من تدقيق وتصحيح النسخة ودائما عليك امتلاك مجموعة من العيون المتميزة التي تستطيع التأكد من الأخطاء وذلك للحصول على توجيهات مهمة أو تغييرات من أي نوع ، يجب أن يتولى ذلك أفضل محرر في مكتب العمل . 

مشاكل التركيز : 

تعتبر عدم قدرة الموظفين على تفسير المعلومات أو التركيز الكافي يؤدي إلى قضايا التواصل الالجماعي ، حيث أن الفجوة في العمر والفراغ الذي تركه جيل المتقاعدين ، وغيرها الكثير من نقاط الضعف المجتمعة التي تجعل حاجز الاتصالات حقيقة واقعية ، لذا إنشاء اتصال عين مع الشخص والقيام بمحاولة إيجاد على بعض الخلفيات المشتركة للبدء بالناقشة وذلك بإستخدام تقنية التركيز للمجموعة ، كما يمكنك استخدام التشبيهات للمساعدة في شرح المبادئ الصعبة . 

التحيز القائم على الجنس أو النوع : 

المعركة التي تقوم حول أي من الجنسين يصلح لأن يكون قائدا ويكون أفضل قائد ، تصرف التركيز بعيدا عن المشكلة الحقيقية ، وأيضا الكثير من الأشخاص يفضلون التواصل مع الأشخاص من نفس الجنس ، لذا لا تنتظر دعوة للتحدث ، تحث بصوت مرتفع وتأكد دائما من التعبير عن وجهات النظر الخاصة بك ، فعليك امتلاك المساحة الخاصة بك ، عمل اتصال بالعين ، كما عليك التوقف عن إصدار التنازلات والحط من قدرك ، كما عليك تجنب الإعتذار الغير مبرر . 

المجموعات والصداقات : 

يمكن أن يكون للتجمع الضيق والحصري للأفراد الذين يربطون معا لسبب أ لآخر مشكلة إذا لم تكن هذه العلاقة موضوعية ، لذا احرص على تجنب إي إشارة أو تسمية شخصية ، وأيضا لا تحاول تحليل ما تعتقد بأنهم يعرفونه، بهذا يكون من السهل الوقوع في التصورات الخاطئة ، كما عليك التأكد على أنه يجب على كافة العاملين بالشركة في بيئة الأعمال أن يحاولوا الاستيعاب بحيث يمكن التقليل إلى أدنى حد من الخلافات . 

حلول مشكلات الاتصال : 

فيما يلي مجموعة من حلول لمشكلات الاتصال : 

• الإسراع في علاج القضايا العالقة : يجب الاسراع باتخاد الإجراءات السريعة لحل الأمور العالقة بين الأعضاء ، بدلا من تجاهلها ، حيث يمكن جمع بعض المعلومات عن المواقف من خلال طرح الأسئلة المنوعة مثل الأسئلة المفتوحة ، والأسئلة ذات النهايات المغلقة والأسئلة القائمة على الحقائق أو المستندة إلى الرأي . 
• يجب تحديد التوقعات الواضحة تجاه العاملين والتعبير عن هذه التوقعات بطريقة واضحة ، ابتداءا من مقابلة العمل ، وأيضا خلال الأيام الأولى في العمل ، حيث يساعد التقييم الدوري أو السنوي على الشعور بالراحة وتخفيف التوتر الذي يتسبب بالصراع وسوء الاتصال . 
• يجب التعرف على الاختلافات الشخصية واحترامها ، حيث تتسبب معارضة السلوكيات ووجهات النظر وأساليب العمل المختلفة ، بالكثير من سوء الفهم بين أفراد الفريق الواحد ، فعندما تتعلق المشكلات  بالشخصيات المتضاربة فيجب التوعية بهذه الاختلافات وكيفية التعامل معها وهذا ما يجعل من ثقافة الشركة الوصول إلى الحلول والاستنتجات الجديدة التي تتعلق بأداء العمل وتشغيلها . 
• وضع معايير الاتصال الأساسية لغرض تواصل الأفراد داخل الشركة على الصعيدين الداخلي والخارجي ، وهذا يؤدي إلى إنشاء أساس متين . 

تعرفنا في مقالنا هذا على مشاكل الاتصال في العمل وذكرنا الحلول اللازمة لها . 

يمكنك متابعة مقال ادارة الموارد البشريه على منصة مؤشر

يمكنك ايضا الاطلاع على الكتير من الوظائف المتاحة في جميع انحاء المملكة العربية السعوديه عن طريق موقع مؤشر