توزيع المهام في الشركات

توزيع المهام في الشركات

• 08 - 11 - 2022

توزيع المهام في الشركات 

يعتبر العمل الجماعي أفضل بكثير من العمل الفردي وذلك لأنه يساعد على تحقيق العمل بشكل أفضل وأسرع ، ويعد توزيع المهام على كل فرد من أفراد الفريق داخل منظومة العمل أمر يسهل تيسير الأمور وفقا لقدرات كل فرد على إنجاز مهامه بشكل أفضل وكفاءة أعلى ، في مقالنا ها سنتعرف على كيفية توزيع المهام في الشركات .

أهمية إنشاء وتوزيع المهام على أعضاء الفريق : 

عندما تقوم بتعيين وتوزيع المهام على أعضاء فريقك فإن ذلك سيساعدك على التأكد من نجاح مشاريعك ، توزيع المهام لها أهمية كبرى ومن أهميتها ما يلي : 

• توزيع المهام يعزز الإنتاجية ، فعندما تقوم بتوزيع المهام على أعضاء الفريق أو تعيين المسؤوليات لأعضاء المشروع وتقوم بأتمتة المهام العادية فإنك سوف توفر وقتك وجهدك للعمل على حل مشكلات أكثر إلحاحا . 
• توزيع المهام يقلل من المنافسة الفردية وذلك من خلال التعاون بين أعضاء الفريق ومساندة ومساعدة بعضهم لبعض للوصول إلى أفضل النتائج . 
• توزيع المهام بين أعضاء الفريق الواحد يتيح فرصة لتبادل المعلومات بين أعضاء الفريق الواحد والإدارة . 
• تزيد من الكفاءة ، فعندما تقوم بتوزيع المسؤوليات والمهام لأعضاء الفريق فإنك تزيد من الكفاءة أيضا كما يمكنك توفير الوقت من خلال استخدام أدوات التعاون المختلفة لمساعدتك في توزيع المهام ، فعندما تقوم بتوزيع المهام فإنك تسرع من عملية الإنتاج وتنجز الأمور أسرع بكثير ، لأنك هنا تستغل مواهب وقدرات أعضاء فريقك . 
• يرفع من معنويات الشركة ، عندما تجعل أعضاء الفريق يشاركونك في تسهيل وإنجاز المهام فإن ذلك يرفع من معنوياتهم ويحفزهم للعمل . 
• يحقق النجاح المنشود بسبب الألفة والتعاون بين أعضاء فريق العمل . 
• يساعد توزيع المهام في اتخاد القرارات في وقت واحد بدلا من أخذها بالتتابع بالطرق التقليدية في العمل الفردي وبالتالي استغلال الوقت أفضل استغلال . 
• توزيع المهام يحسن من جودة العمل . 

كيفية توزيع المهام على أعضاء الفريق : 

فيما يلي مجموعة من الطرق التي تساعدك في توزيع المهام على أعضاء الفريق : 

وضع الخطة : 

حتى تنجح في توزيع المهام على الفريق عليك أولا أن تكون قد وضعت خطة محكمة لتوزيع المهام ، فالعمل ضمن خطة هو الخطوة الأولى والأهم لتفويض المهام وتوزيعها على أعضاء الفريق . 

اختيار مديرا للمشروع : 

القائد الجيد هو الذي يفهم نقاط القوة والضعف والتفضيلات لموظفينه ، فإذا كنت بحاجة إلى توزيع أو تعيين مهمة ستتطلب الكثير من المساعدة والتعاون لإكمالها ، هنا لا تقم بتعيين هذه المهمة إلى شخص يفضل العمل بمفرده ، بل قم باختيارمديرا للمشروع قادر على قيادة وإدارة المشروع ويفضل التعاون والمساعدة ، حيث يمكن لمدير واحد رائع أن يساعد عملك بأكمله في العمل كآلة جيدة للتجهيز . 

تحديد مسؤوليات مدير المشروع : 

لمدير المشروع مجموعة من المهام وأهمها ما يلي : 

• يحقق أهداف المشروع من خلال إدارة الموظفين وتخطيط وتقييم أنشطة المشروع 
• يحافظ على الموظفين من خلال تعيينهم واختيارهم وتوجيههم وتدريبهم . 
• يضمن بيئة عمل آمنة وقانونية . 
• يعمل على تطوير فرص النمو الشخصي . 
• ينسق ويطور ويفرض السياسات والأنظمة والاجراءات ومعايير الإنتاجية . 
• يحدد الأهداف الاستراتيجية من خلال جمع المعلومات المتعلقة بالمالية والأعمال والعمليات والخدمية . 
• يحدد الأهداف ويقيم الخيارات والاتجاهات ويختار مسار العمل ويقيم النتائج . 
• يحقق الأهداف المالية وذلك من خلال التنبؤ بالمتطلبات وإعداد الميزانية للمشروع وجدولة النفقات 
• يتدخل في الوقت المناسب للمحافظة على المسار المحدد لفريق العمل وله القدرة على حل الخلافات التي تنشأ بين أعضاء الفريق بذكاء وريادتهم بشكل جيد . 
• يحافظ على جودة الخدمة 

الاعتماد على الخبرة والمهارة : 

بعد وضع الخطة وتعيين مديرا للمشروع يأتي دور توزيع المهام على أعضاء الفريق بناء علىما يتوفر لديهم من خبرات ومهارات وقدرات ، هذه الخطوة تعنى ضرورة توفر فريق عمل متنوع الخبرات ومتعدد الرؤى والتصورات وهذه المسألة يجب مراعاتها عند عملية التوظيف ، ويجب أن تأخد بإعتبارك عند توزيع المهام على الفريق السمات والقيم الشخصية وذلك لأنها من الأمور التي تسهل على الفرد القيام بمهامه على أكمل وجه . 

التوجيه الشامل : 

أنت كمدير لا يجب عليك أن تقف على جنب بعد توزيع المهام على الموظفين بل يجب أن تعمل على توفير الدعم والتوجيه الكافيين لكل عضو من أعضاء الفريق ، هناك مدراء يمارسون نوع من أسلوب التسلط على الموظفين من خلال إعلامهم بكل شيء وفرض طريقة معينة يتوجب عليهم اتباعها كي يقوموا بما أوكلت إليهم من مهام ، وهناك مدراء يقعون كفريسة للإهمال والتفريط فيتركون الموظفون يقومون بكل شيء على هواهم ، أما الحل الوسط هو أنه يجب على المدير أن يوجه ويعطي فكرة عما يتوقع الحصول عليه وبعد ذلك يترك الموظفين يقوموا بأداء مهامهم بالطريقة المناسبة لهم . 

مهام فريق العمل : 

أعضاء فريق العمل هم الأفراد الذين يعملون بنشاط في مرحلة واحدة أو أكثر من مراحل المشروع ، وقد يكونوا هؤلاء الموظفين داخليين أو مستشارين خارجيين يعملون في المشروع على أساس التفرغ الكامل أو الدوام الجزئي ، وقد تختلف أدوار أعضاء الفريق وفقا لكل مشروع ، وقد تشتمل مهام أعضاء فريق العمل على ما يلي : 

• توفير الخبرة . 
• المساهمة في أهداف المشروع العامة 
• استكمال المخرجات الفردية 
• العمل مع المستخدمين من أجل تأسيس وتلبية احتياجات العمل . 
• توثيق العملية . 

المسؤولية الشخصية : 

عندما تتبع فلسفة الإدارة بالنتائج فأنك ستجد أن الأمور تسير معك بشكل سهل حيث توفر هذه المنهجية إمكانية منح موظفيك المسؤولية الشخصية الكاملة عن إنجاز المهام بالكفاءة والجودة الكافيتين دون أن تثقل كاهلهم بالكثير من التفاصيل والتعليمات التي لا فائدة منها ، وعليك أن تشعر كل عضو من أعضاء الفريق بأنه مسؤول بصفة شخصية عن المهام والمسؤوليات الموكلة إليه بل يجب أن يشعر أنها ملك له وحده ، هذا يساعده على إتمام بمهامه بأفضل شكل ، ، لذا يجب عليك أن تعزز ثقافة المساءلة في مؤسستك فكل عضو من أعضاء الفريق له الحرية الكاملة بالنهوض بالمهام بالطريقة التي تناسبه ولكن في المقابل يكونمسؤول عن النتائج لوحده . 

الامتنان والقيم : 

كل مهمة تقوم بها هي بمثابة تحدي ورحلة ، وفي نهاية كل تحدي أو رحلة يجب عليك أن تخصص وقتا لنفسك وتقيم كل ما فاتك ، يكون دور المدير في هذا الأمر هو التوجيه ولفت النظر إلى المعضلات واقتراح الطرق لإصلاحها ، كما يجب على المدير أن يكون ممتنا وأن يكافئ الناجحين والمجدين . 

مواصفات فريق العمل الناجح : 

يتصف فريق العمل الناجح بمجموعة من الصفات الجيدة ومنها ما يلي : 

• المرونة في التعامل حيث يتقبل كل عضو من أعضاء الفريق رأي الآخر لصالح نجاح المشروع وعدم التمسك برأي واحد . 
• تحمل المخاطر والمشاكل ومواجهتها . 
• الإخلاص والأمانة في العمل والالتزام بتحقيق أهداف العمل . 
• تقبل وجهات النظر والانفتاح في منح المعلومات عن تخطيط العمل , 
• الإبداع وابتكار الأساليب والطرق لإنجاز العمل . 
• المشاركة في إنجاز المهام بفاعلية ومساعدة بعضهم البعض في أي مهمة قد يتعرقل أحدهم عن إنجازها . 
• على أعضاء الفريق أن يكونوا متحضرين في مناقشة الصراعات والخلافات وقبول وجهات نظر بعضهم البعض . 

تعرفنا في مقالنا هذا على كيفية توزيع المهام على أعضاء فريق العمل وذكرنا أهمية توزيع المهام على الفريق كما ذكرنا أهم صفات فريق العمل الناجح .