وصف وظيفي سكرتير إداري

وصف وظيفي سكرتير إداري

وصف وظيفي سكرتير إداري

من هو السكرتير الإداري :

يطلق عليه باللغة الانجليزية Secertary وهو الشخص الذي يوفر كافة سبال الدعم والمساعدة والراحة لجميع أقسام الشركة أو المؤسسة وخاصة القسمين الاداري والتنفيدي وأيضا يتولى مهام تنظيم وتنسيق الأعمال الإدارية ، كذلك فغن وجود السكرتير في مكان العمل أمر إلزامي وخاصة في الشركات الكبرى وقد ترى أنه لا يخلو مكان عمل صغير أم كبير من سكرتير .

مهام ومسؤوليات السكرتير الإداري :

  • طباعة الخطابات وأرشفتها
  • استلام وتسليم المعاملات
  • تنظيم الإجتماعات والحجوزات وتنظيم المواعيد والمهام اليومية للمدير المسؤول
  • تفويض الأعمال الخفيفة للأخرين
  • الترحيب الجيد بالضيوف والعملاء
  • تحديد مواعيد المقابلات
  • تحضير قاعات الإجتماعات والمؤتمرات
  • كتابة وطباعة التقارير الإدارية بشكل دوري
  • تخفيف الأعباء عن المدراء
  • تحضير الوثائق والمستندات والتعديل عليها وتنظيمها
  • القيام بحجوزات السفر وإعداد التقارير وفواتير مصاريف السفر
  • استخدام تطبيقات الحاسب الالي
  • معالجة الاتصالات الهاتفية
  • استلام البريد اليومي
  • كتابة النتائج والتوصيات التي تخرج عن الاجتماعات وطباعتها ومتابعة تنفيذها
  • التواصل مع الأقسام المختلفة داخل الشركة
  • التأكد من تنفيذ القرارات الإدارية بشكل صحيح
  • الرد على المكالمات الهاتفية
  • تحضير قاعات الاجتماعات والمؤتمرات
  • تنظيم العمل داخل الشركة
  • تدقيق الوثائق والبيانات والمعلومات والتأكد من صحتها
  • توفير جميع المعلومات والبيانات في الوقت المناسب للمدراء ورؤساء الأقسام

مهارات السكرتير الإداري :

  • أن يمتلك مهارات كتابية ومقدرة لكتابة التقارير
  • قادر على البحث الدقيق والمفصل عن أي معلومات يتطلبها العمل
  • يمتلك مهارات في استخدام برامج الاوفيس
  • يجيد اللغة الانجليزية تحدثا وكتابة
  • يمتلك مهارات العمل الجماعي
  • أن يكون متطورا ومواكا للتكنولوجيا ومتمكن من التعامل مع الاجهزة الالكترونية المختلفة
  • أن يكون سريع البديهة
  • يمتلك مهارات المرونة والتكيف في العمل
  • لديه مهارات جيدة في تنظيم وإدارة الوقت
  • أن يمتلك مهارات الادارة المختلفة
  • يمتلك مهارات تعدد المهام
  • أن يمتلك مهارات صنع واتخاذ القرارات
  • يمتلك مهارات التواصل الجيد مع الاخرين
  • أن يمتلك مهارات جيدة في خدمة العملاء
  • لديه القدرة على طباعة 40 كلمة في دقيقة واحدة
  • القدرة على إدارة وتداول المراسلات الداخلية بين الادارات المختلفة
  • تعلم العديد من اللغات المختلفة التي تساعد على التعامل الجيد مع الشركات المختلفة
  • امتلاك مهارات التفاوض الفعال مع الاخرين
  • التمتع بالمهارات العامة التي تساعد على التعامل مع الموظفين والضيوف والمراجعين داخل الشركة
  • القدرة على التعامل مع الادوات المختلفة الموجود في المكتب من ألات وبرامج وتطبيقات الكترونية
  • الاشراف على الموظفين الجدد وتعليمهم وتدريبهم
  • امتلاك مهارات التخطيط الجيد
  • امتلاك مهارات حل المشكلات
  • امتلاك المهارات التنظيمية

صفات السكرتير الاداري الناجح :

  • الاهتمام بالمظهر الحسن واختيار الملابس الأنيقة
  • الثقة بالنفس وصاحب شخصية قوية
  • اللباقة واللطافة في الحديث مع الأخرين
  • ذو أخلاق حميدة كالصدق والامانة والنزاهة والاحترام وتحمل المسؤولية
  • مبتسم دائما
  • متحمل لضغوط العمل
  • محترما للوقت ومحافظ عليه
  • التعامل بأدب واحترام مع الموظفين والعملاء وكسب قلوبهم واهتمامهم
  • هادئ وصاحب سلوك حسن
  • ماتزم بالدقة والسرية التامة بالعمل
  • مخلصا ومحبا لعمله ومنتمي إليه
  • التعامل بموضعية مع الاخرين
  • الحديث بطلاقة وبلغة مفهومة وواضحة والتحدث بصوت معتدل
  • الالتزام الجيد بقوانين الشركة وعدم مخالفتها
  • الولاء للمؤسسة أو الشركة

مؤهلات السكرتير الاداري :

  • يحمل شهادة بكالوريس في إحدى تخصصات الاعمال التالية :
  • ماجستير إدارة الأعمال
  • إدارة الموارد البشرية
  • نظم المعلومات الادارية
  • إدارة الأعمال والتجارة الالكترونية

الخبرة:

ليس شرط وجود خبرة لسنين طويلة للسكرتير للدخول في سوق العمل بل الأهم اتقان وامتلاك المهارات الوظيفية والمكتبية على مستوى جيد .

التدرج الوظيفي للسكرتير :

عندما يتقن السكرتير والسكرتيرة عملهم بشكل جيد وبأفضل الأساليب فإنه قد يحصل على منصب وظيفي في الادارة الوسطى أو العليا .

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Loading...
آخر المقالات
بطاقة وصف وظيفي محاسب

بطاقة وصف وظيفي محاسب من هو المحاسب ؟ هو الشخص الذي يقوم بإعداد التقارير المالية للوضع المالي الحالي بالمؤسسة وذلك عن طريق جمع ودراسة وتحليل البيانات التي تقدم معلومات كافية عن الأداء والسيولة والتدفقات المالية كما أنه يتوقع المستقبل المالي للشركة ويقوم بإعداد الميزانيات وقوائم الدخل وتقارير الأرباح والخسائر والمصاريف وكافة التقارير المالية الممكنة . […]

وصف وظيفي مدير مالي

وصف وظيفي مدير مالي ما هو الوصف الوظيفي للمدير المالي ؟ تحتاج جميع الشركات بمختلف أحجامها إلى من يديرها ماليا وذلك لتحافظ على أرباحها واستثماراتها ، لذا تعتمد الشركات على المدير المالي بإعداد التقارير والاستراتيجيات المالية والتمولية ، طبيعة وظيفة المدير المالي هي مكتبية فهو يتواجد في البنوك والمؤسسات التمويلية والمصارف المالية ، كما أن […]

-->