وصف وظيفي سكرتير إداري

وصف وظيفي سكرتير إداري

وصف وظيفي سكرتير إداري

من هو السكرتير الإداري :

يطلق عليه باللغة الانجليزية Secertary وهو الشخص الذي يوفر كافة سبال الدعم والمساعدة والراحة لجميع أقسام الشركة أو المؤسسة وخاصة القسمين الاداري والتنفيدي وأيضا يتولى مهام تنظيم وتنسيق الأعمال الإدارية ، كذلك فغن وجود السكرتير في مكان العمل أمر إلزامي وخاصة في الشركات الكبرى وقد ترى أنه لا يخلو مكان عمل صغير أم كبير من سكرتير .

مهام ومسؤوليات السكرتير الإداري :

  • طباعة الخطابات وأرشفتها
  • استلام وتسليم المعاملات
  • تنظيم الإجتماعات والحجوزات وتنظيم المواعيد والمهام اليومية للمدير المسؤول
  • تفويض الأعمال الخفيفة للأخرين
  • الترحيب الجيد بالضيوف والعملاء
  • تحديد مواعيد المقابلات
  • تحضير قاعات الإجتماعات والمؤتمرات
  • كتابة وطباعة التقارير الإدارية بشكل دوري
  • تخفيف الأعباء عن المدراء
  • تحضير الوثائق والمستندات والتعديل عليها وتنظيمها
  • القيام بحجوزات السفر وإعداد التقارير وفواتير مصاريف السفر
  • استخدام تطبيقات الحاسب الالي
  • معالجة الاتصالات الهاتفية
  • استلام البريد اليومي
  • كتابة النتائج والتوصيات التي تخرج عن الاجتماعات وطباعتها ومتابعة تنفيذها
  • التواصل مع الأقسام المختلفة داخل الشركة
  • التأكد من تنفيذ القرارات الإدارية بشكل صحيح
  • الرد على المكالمات الهاتفية
  • تحضير قاعات الاجتماعات والمؤتمرات
  • تنظيم العمل داخل الشركة
  • تدقيق الوثائق والبيانات والمعلومات والتأكد من صحتها
  • توفير جميع المعلومات والبيانات في الوقت المناسب للمدراء ورؤساء الأقسام

مهارات السكرتير الإداري :

  • أن يمتلك مهارات كتابية ومقدرة لكتابة التقارير
  • قادر على البحث الدقيق والمفصل عن أي معلومات يتطلبها العمل
  • يمتلك مهارات في استخدام برامج الاوفيس
  • يجيد اللغة الانجليزية تحدثا وكتابة
  • يمتلك مهارات العمل الجماعي
  • أن يكون متطورا ومواكا للتكنولوجيا ومتمكن من التعامل مع الاجهزة الالكترونية المختلفة
  • أن يكون سريع البديهة
  • يمتلك مهارات المرونة والتكيف في العمل
  • لديه مهارات جيدة في تنظيم وإدارة الوقت
  • أن يمتلك مهارات الادارة المختلفة
  • يمتلك مهارات تعدد المهام
  • أن يمتلك مهارات صنع واتخاذ القرارات
  • يمتلك مهارات التواصل الجيد مع الاخرين
  • أن يمتلك مهارات جيدة في خدمة العملاء
  • لديه القدرة على طباعة 40 كلمة في دقيقة واحدة
  • القدرة على إدارة وتداول المراسلات الداخلية بين الادارات المختلفة
  • تعلم العديد من اللغات المختلفة التي تساعد على التعامل الجيد مع الشركات المختلفة
  • امتلاك مهارات التفاوض الفعال مع الاخرين
  • التمتع بالمهارات العامة التي تساعد على التعامل مع الموظفين والضيوف والمراجعين داخل الشركة
  • القدرة على التعامل مع الادوات المختلفة الموجود في المكتب من ألات وبرامج وتطبيقات الكترونية
  • الاشراف على الموظفين الجدد وتعليمهم وتدريبهم
  • امتلاك مهارات التخطيط الجيد
  • امتلاك مهارات حل المشكلات
  • امتلاك المهارات التنظيمية

صفات السكرتير الاداري الناجح :

  • الاهتمام بالمظهر الحسن واختيار الملابس الأنيقة
  • الثقة بالنفس وصاحب شخصية قوية
  • اللباقة واللطافة في الحديث مع الأخرين
  • ذو أخلاق حميدة كالصدق والامانة والنزاهة والاحترام وتحمل المسؤولية
  • مبتسم دائما
  • متحمل لضغوط العمل
  • محترما للوقت ومحافظ عليه
  • التعامل بأدب واحترام مع الموظفين والعملاء وكسب قلوبهم واهتمامهم
  • هادئ وصاحب سلوك حسن
  • ماتزم بالدقة والسرية التامة بالعمل
  • مخلصا ومحبا لعمله ومنتمي إليه
  • التعامل بموضعية مع الاخرين
  • الحديث بطلاقة وبلغة مفهومة وواضحة والتحدث بصوت معتدل
  • الالتزام الجيد بقوانين الشركة وعدم مخالفتها
  • الولاء للمؤسسة أو الشركة

مؤهلات السكرتير الاداري :

  • يحمل شهادة بكالوريس في إحدى تخصصات الاعمال التالية :
  • ماجستير إدارة الأعمال
  • إدارة الموارد البشرية
  • نظم المعلومات الادارية
  • إدارة الأعمال والتجارة الالكترونية

الخبرة:

ليس شرط وجود خبرة لسنين طويلة للسكرتير للدخول في سوق العمل بل الأهم اتقان وامتلاك المهارات الوظيفية والمكتبية على مستوى جيد .

التدرج الوظيفي للسكرتير :

عندما يتقن السكرتير والسكرتيرة عملهم بشكل جيد وبأفضل الأساليب فإنه قد يحصل على منصب وظيفي في الادارة الوسطى أو العليا .

3.75 1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Loading...
آخر المقالات
لماذا نخطط الموارد البشرية ؟

لماذا نخطط الموارد البشرية ؟ يعد التخطيط أهم وظيفة من وظائف الإدارة ، التي تحاول التنبؤ بالمستقبل من خلال استقراء أحداث الماضي والتوقعات المختلفة للمشكلات والصعوبات ، وللتخطيط دور كبير في نجاح أي عمل سواء عمل شخصي أو عمل إداري ، وذلك لأن التخطيط يعد محور أساسي يقوم بعملية التنظيم والترتيب وتوضيح الأهداف وطرق الوصول […]

مزايا مواقع التوظيف الإلكترونية

مزايا مواقع التوظيف الإلكترونية  أصبحت مواقع التوظيف الإلكترونية ذات فعالية كبيرة ، حيث أحدثت ثورة في عالم التوظيف وذلك لأنها عملت كحلقة وصل بين الشركات من جهة والباحثين عن العمل من جهة أخرى . كما أنها تعد سهلة الإستخدام لكلا الطرفين وأيضا وفرت قيمة كبيرة وسهولة الوصول إليها من أي مكان ، كما أنها أتاحت […]

-->